Etykieta w kontaktach służbowych

W kontaktach służbowych obowiązujące zasady ustalane są zawsze poprzez etykietę biznesu. Ta informacja w sposób znaczący będzie determinowała zachowanie zarówno urzędników państwowych jak i przedsiębiorców w sytuacjach formalnych, a więc takich, które wymagają wykazania się znajomością obowiązujących w miejscu pracy reguł.



W kontaktach służbowych obowiązujące zasady ustalane są zawsze poprzez etykietę biznesu. Ta informacja w sposób znaczący będzie determinowała zachowanie zarówno urzędników państwowych jak i przedsiębiorców w sytuacjach formalnych, a więc takich, które wymagają wykazania się znajomością obowiązujących w miejscu pracy reguł. To, co w sposób znaczący różni etykietę towarzyską od tej obowiązującej w kontaktach oficjalnych, to przede wszystkim zasada precedencji, czyli pierwszeństwa. W kontaktach służbowych nie wiek, czy płeć będą decydowały o pozycji danej osoby, ale kondycja zawodowa, czyli zajmowane stanowisko. Zasada ta będzie obowiązywała zarówno podczas zajmowania miejsc przy stole, powitania, wymiany wizytówek czy też zajmowania miejsc w samochodzie. Stosowanie zasady precedencji zaś pomoże uniknąć wielu nieporozumień oraz trudnych sytuacji, które mogą się wydarzyć. Osoba o najwyższej kondycji zawodowej zawsze zajmuje najbardziej dogodne miejsce podczas wszystkich oficjalnych wizyt. Czy to podczas posiłku czy też przy stole negocjacyjnym taką osobę wyróżniamy w sposób pozytywny. Należy jednak zwrócić uwagę na to, iż podczas organizacji oficjalnych wizyt to gospodarz jest osobą będącą punktem odniesienia. W związku tym po prawej stronie gospodarza, przy stole jest najważniejsze miejsce, po jego lewej stronie jest miejsce numer dwa, po prawej kolejno miejsce numer 3 etc. Dzięki temu w bardzo prosty sposób możemy posadzić naszych gości przy stole podczas oficjalnej wizyty, zachowując wszelkie zasady etykiety, stosownej podczas oficjalnych wizyt. Podczas oficjalnych wizyt urzędniczych to gospodarz jest osobą, która wychodzi do gości jako pierwsza. Jeśli nasi goście nie znają dobrze gospodarza kolejność w jakiej prezentowane są osoby, powinna zdradzać kto zajmuje najważniejsze stanowisko. Rozpoczynamy proces przedstawiania od osoby o najwyższej kondycji zawodowej, w kierunku osób, które zajmują niższe stanowiska. Przy czym należy pamiętać, iż gospodarz spotkania zawsze przedstawia się jako pierwszy i najpierw wita się z najważniejszą osobą ze strony gości. Dopiero w kolejnym ruchu przedstawiane są następne osoby. Podczas dużych spotkań, w których bierze udział więcej, aniżeli 6 -8 osób, przedstawiają się sobie jedynie najważniejsze osoby, natomiast inni witają się jedynie skinieniem głowy. Pozwala to zaoszczędzić niezbędny czas i uniknąć chaosu podczas powitania. Gospodarz wita najważniejszego gościa i jemu przedstawia kolejnych urzędników oraz osoby jemu towarzyszące. Jeśli w spotykaniu uczestniczy tłumacz nie mamy obowiązku go przedstawiać, gdyż z punktu widzenia merytorycznego osoba ta nie będzie uczestniczyła w rozmowach. Przy powitaniu, podczas oficjalnych spotkań, należy podać sobie ręce, przy czym to kobiety mogą decydować czy ten gest będzie stosowany. W moim odczuciu w spotkaniach dużej wagi nie jednak ma możliwości, aby z takiej formy powitania rezygnować. Wszystkie inne sposoby powitania i o zgrozo pocałunki nie są stosowane w etykiecie biznesowej. Co innego spotkanie na gruncie prywatnym. Kiedy po oficjalnych rozmowach, wieczorem wybieramy się do teatru czy opery i nasi goście przybywają z osobami towarzyszącymi, nie ma nic złego w tym, aby przywitać kobiety kurtuazyjnym pocałunkiem w rękę. Należy pamiętać jednak, że jest to w istocie pocałunek markowany, w którym nie powinno w żadnym razie dojść do kontaktu fizycznego usta- ręką. Jest to tylko gest ! Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, kiedy na spotkaniu znajdują się osoby o równorzędnej kondycji zawodowej. Wówczas możemy zejść o poziom niżej w etykiecie, czyli sięgnąć do zasad panujących w dobrym towarzystwie. Nie ma przeszkód, aby wtedy najpierw przywitały się Panie, dopiero potem Panowie. Należy także pamiętać, że w Polsce bardzo często urzędnicy nie przestrzegają tych zasad, obdarzając przywilejem kobiety. Wiele razy widziałam w związku tym śmieszne sytuacje, w których najpierw przedstawiano Panią sekretarkę, rodzi się tylko pytanie, w jakim celu ? Pewne utrudnienie w powitaniu następuje zawsze, kiedy gościom towarzyszy osoba spoza hierarchii zawodowej- np. osoba publiczna, osoba z showbiznesu etc. Wówczas jeszcze przed wizytą osoby odpowiedzialne za jej przebieg powinny bardzo dokładnie określić kim jest ta osoba i jaką rolę spełnia podczas spotkania. To będzie decydowało, jak zostanie uszeregowana w grupie. Oczywiście zdarzają się wyjątki. W sytuacji kiedy towarzyszy nam niezwykle znana, czy poważana osoba, możemy ją przedstawiać zawsze jako pierwszą.

Prowadzenie rozmów

Po oficjalnym powitaniu zazwyczaj przechodzimy do części oficjalnej, w której nierzadko strony przekazują sobie drobne upominki. Tutaj oczywiście należy uważać, co wręczamy naszemu rozmówcy. Prezenty nie mogą być bowiem krępujące, ani niestosowne. Bezwzględnie, zawsze powinniśmy także zapoznać się z prezentem, który wręczamy, szczególnie jeśli naszym podarunkiem jest album czy książka. Dobrze jest także w urzędzie prowadzić księgę prezentów, gdzie dokładnie będzie zapisywane, komu, jaki prezent został wręczony, aby nie dopuścić do powtórek, a w związku z tym niezręcznych sytuacji. Podczas części oficjalnej zazwyczaj spotkanie ogranicza się do wymiany kurtuazyjnych komplementów i podziękowań w obecności gości lub pracowników urzędu. Najważniejszą część spotkania zawsze stanowią rozmowy. W związku z tym od razu nasuwa się pytanie, jak zorganizować stój negocjacyjny ? Zasady te są bardzo proste i wywodzą się z zasad precedencji, czyli pierwszeństwa. Jedyna różnica polega na tym, że podczas rozmów czy negocjacji raczej rozmówcy siedzą naprzeciwko siebie, aniżeli obok. Najważniejsze osoby zazwyczaj siedzą po przekątnej, a po swojej prawej stronie zawsze mają najważniejszego dla siebie współpracownika. Takie usadzenie osób podczas negocjacji i rozmów wynika stąd, iż chcemy zapewnić stronom możliwość dobrej komunikacji. Osoba dla nas najważniejsza, czyli gość powinien zająć przy stole miejsce centralne najlepiej naprzeciwko drzwi oraz okien. Jeśli takie usadzenie naszych rozmówców nie jest możliwe, możemy posadzić naszego gościa naprzeciwko drzwi, aby dokładnie widział wszystkie wchodzące do sali osoby. To co z pewnością nie może pojawić się podczas oficjalnych rozmów to wszelkie przekąski. Paluszki, orzeszki czy chipsy nie przysłużą się prowadzonym rozmowom, a jedynie wprowadzą rozluźnienie i klimat bardziej prywatny, aniżeli oficjalny. Jedyne, co powinno pojawić się na stole negocjacyjnym podczas oficjalnych rozmów to niegazowana woda. Wszystkie pozostałe napoje oraz ewentualne przekąski powinny zostać wystawione przed salą, najlepiej w formie szwedzkiego bufetu czy późniejszej kolacji. Zakończenie rozmów oficjalnych zazwyczaj odbywa się w obecności gospodarza oraz głównego gościa. Jeśli zostało zawarte porozumienie, zazwyczaj wtedy odbywa się uroczyste podpisanie stosowanych dokumentów w obecności pozostałych urzędników. Na zakończenie strony przekazują sobie podpisane dokumenty oraz wymieniają uściski dłoni. Bardzo dobrym zwyczajem jest to, aby podpisanie kończącego rozmowy dokumentu odbyło się w specjalnie do tego przygotowanym pomieszczeniu. Pokój taki powinien być wyposażony w odpowiednio przygotowany stół, mikrofony oraz miejsce dla pozostałych gości. To nada wydarzeniu powagi oraz zbuduje odpowiednią atmosferę.

Przyjęcia …

Kolejnym krokiem podczas oficjalnej wizyty jest część związana z organizacją oficjalnych przyjęć. W zależności od rangi wizyty oraz pory dnia, w której planujemy zorganizować oficjalne przyjęcie proponujemy następujące formy spotkań:

Cocktail

Zazwyczaj odbywa się w godzinach późnopopołudniowych, lub wczesnowieczornych. Zawsze w formie stojącej, nigdy nie jest organizowany jako eleganckie siedzące przyjęcie. Podczas koktajlów podajemy drobne, aczkolwiek bardzo wymyślne produkty gastronomiczne oraz przeróżne long drinki. Ciasteczka, kanapki, drobne przekąski oraz rozmaite alkohole stanowią o istocie tego przyjęcia. Całość trwa ok. 1,5- 2 godziny, nigdy dłużej. Przyjęcie to znakomicie sprawdza się jako podsumowanie udanych rozmów czy negocjacji. Jest to krótka forma przyjęcia, która pozwala zaprosić jednocześnie bardzo wielu gości. Cocktail jest jedynym przyjęciem, na które możemy się spóźnić oraz z którego możemy wyjść wcześniej. Inną propozycją organizacji oficjalnego przyjęcia będącego ukoronowaniem rozmów czy negocjacji może być także klasyczne przyjęcie stojące, nazywane często szwedzkim stołem.

Przyjęcie stojące

Przyjęcie w konwencji eleganckich spotkań, zazwyczaj okraszone smakołykami regionalnej kuchni, ewentualnie wzbogacone wysokoprocentowymi trunkami. Przyjęcie bardzo modne i często organizowane. Może jednak przysporzyć wiele kłopotu osobom niewprawnym w sztuce biesiadowania. Zobaczmy zatem, czego należy unikać, kiedy jesteśmy gośćmi takiego przyjęcia:

  • Oddawanie brudnego naczynia, kiedy kelner niesie tacę z poczęstunkiemTłoczenie się przy stole bufetowym
  • Nabieranie potraw na brudny talerz
  • Jedzenie przy stole bufetowym
  • Talerz i kieliszek trzymane na raz, podczas przyjęcia bufetowego
  • Trzymanie kieliszka w prawej ręce

Zaproszenie

Zanim jednak dojdzie do organizacji przyjęcia jesteśmy zobowiązani wystosować odpowiednie zaproszenie Gości na eleganckie przyjęcie zawsze zapraszamy listownie. Bardzo istotne jest, aby zaproszenie, czy to ustne, czy też pisemne zawierało informacje o tym , do kiedy i w jaki sposób należy swoje przybycie potwierdzić. Wówczas gospodarze będą mogli zaprosić tzw. gości rezerwowych- nie może być bowiem sytuacji, w której przy stole będą puste miejsca. Gość honorowy, jeśli takowy będzie powinien być poinformowany na samym początku o przyjęciu wydawanym na Jego cześć. Możemy także poradzić się go, co do doboru pozostałych gości. Na zaproszeniu powinny się znajdować następujące informacje:

  1. Kto zaprasza
  2. Imię i nazwisko gościa z informacją dotyczącą osób towarzyszących
  3. Rodzaj przyjęcia
  4. Z jakiej okazji jest wydawane przyjęcie
  5. Gdzie odbędzie się przyjęcie
  6. Kiedy odbędzie się przyjęcie
  7. Zalecany strój dla gości
  8. Informacja o potwierdzeniu
  • P.M.- pro memoria ( dla pamięci) – jeśli wcześniej uzyskaliśmy już potwierdzenie telefoniczne
  • R.S.V.P.- respondez s”il vous plait ( prosimy o odpowiedź)- zawsze podajemy numer telefonu i termin do którego należy przybycie potwierdzić
  • En cas d”empêchement ( w razie niemożności przybycia)- podajemy numer telefonu. Dzwonimy tylko wtedy, gdy nie możemy zjawić się na przyjęciu.

Wznoszenie toastu

Toast najczęściej jest wznoszony na początku deseru. Toast wznosi gospodarz na cześć głównego gościa oraz jako wyraz podziękowania np. za podpisanie umowy etc. Gość honorowy zaraz po toaście powinien odpowiedzieć podobnym toastem na cześć gospodarza. To kurtuazyjna forma wzajemnego podziękowania, bardzo często jednak stosowana podczas formalnych spotkań.

Dobra rada

Organizacja oficjalnych wizyt, wymaga od wszystkich zaangażowanych w to osób przede wszystkim wielkiego wyczucia i znajomości wszystkich zasad eleganckiego podejmowania gości. Nie wolno jednak zapominać, że za wszystkimi regułami kryje się to, co powinno być dla nas najważniejsze, czyli człowiek. To dla niego podejmujemy wszystkie nasze działania oraz starania. Jeśli będziemy o tym pamiętać i obdarzać szacunkiem wszystkich naszych gości każde oficjalne spotkanie z pewnością zakończy się sukcesem. Pamiętajmy, że uśmiech kosztuje mniej niż elektryczność, ale daje więcej światła. Z uśmiechem na ustach nawet drobne potknięcia nie staną się wielkim faux pas.

Ostatnie zapytania:

  • przyjęcie na cześć oficjalnych gości
  • czy gość może zwrócić uwagę czy tylko gospodarz
  • kolejnosc witania gosci oficjalych
  • przywitanie na imprezie rocznicowej w osrodku dla bezdomnych gosci
  • przywitanie gości na imprezie firmowej
  • przywitanie gości na imprezie
  • zasady obowiązujące podczas spotkań firmowych
  • przyjęcie służbowe
  • mail z podziekowaniem i powitaniem nowe stanowisko pracy
  • przyjecie na czesc oficj gosci
Przeczytaj poprzedni wpis:
Jak uzyskać certyfikat trenerski znanej firmy szkoleniowej?

Można to zrobić wstępując do Polskiej Szkoły Trenerów biznesu KONTRAKT i skorzystać z doświadczeń firmy prowadzącej warsztaty biznesowe na rynku polskim od 1991 r. Celem PSTB Kontrakt jest wyposażenie uczestników...

Zamknij