Żeby wilk był syty i owca cala, czyli jak ocenić szkolenie

Wraca mąż ze szkolenia, żona pyta: „I jak było?”. „Świetnie”- pada odpowiedź. I co przez to rozumieć? Że była świetna atmosfera, bo luźno i dużo czasu na program dodatkowy? Że świetni prowadzący, bo z poczuciem humoru i jakoś tak szybko czas leciał? Że świetny program i nauczyłem się nowych umiejętności, które wykorzystam w pracy? Pytanie też, czy wszyscy będą oceniać szkolenie jako „świetne” tak samo: uczestnik, trener i zlecający. Żeby szkolenie uznać za udane musimy wziąć pod uwagę wypadkową kilku elementów.

Od czego zacząć oceniać szkolenie? Najlepiej od początku, czyli od założeń i celów szkoleniowych. Zakładamy, że żadne szkolenie nie odbywa się bez celu. Chyba, że celem jest wydać nadwyżkę pieniędzy w firmie pod koniec roku, ale wówczas bardzo łatwo sprawdzić, na ile cel udało się zrealizować. Wystarczy krótka rozmowa z księgową.

Ocena szkolenia

Oceny szkolenia dokonujemy odpowiadając na kilka podstawowych pytań:

  1. Czy szkolenie przebiegło zgodnie z założeniami i planami organizacyjnymi? ( organizacja szkolenia)
  2. Czy wszyscy uczestnicy brali udział we wszystkich zajęciach? (zdyscyplinowanie i zainteresowania tematyką szkolenia)
  3. Jakie były cele szkolenia i czy dało się je osiągnąć? (zgodność celów z efektami)
  4. Czy udało się zrealizować cały założony materiał? (zgodność założeń programowych z realizacją)
  5. Jaki jest poziom wiedzy i umiejętności uczestników? (poziom przed i po szkoleniu)
  6. Jakie było zadowolenie uczestników ze szkolenia? (poziom satysfakcji uczestnika)
  7. Jak szkolenie oceniają trenerzy? (poziom satysfakcji trenera)
  8. Czy szkolenie spełniło oczekiwania zlecającego? (poziom satysfakcji zlecającego)
  9. Jak udział w szkoleniu wpłynie na dalszą pracę uczestnika? (poziom wpływu szkolenia)

W trakcie oceny szkolenia pytań nasuwa się z reguły znacznie więcej, ale już tych kilka podstawowych pozwoli nam na rzetelną ocenę. Niestety, nie da się tak sobie odpowiedzieć na powyższe pytania bez materiału, który trzeba przeanalizować czy bez narzędzi, które trzeba specjalnie dla celu badania efektywności szkolenia wcześniej zaplanować. Wcześniej, czyli na etapie planowania całego szkolenia, zanim jeszcze szkolenie się odbędzie. I znów wracamy do kwestii, kiedy zająć się oceną szkolenia? Na początku. Zanim jeszcze wpuścimy uczestników na salę i powiemy pierwsze słowa musimy mieć opracowany system oceny.

Metody i narzędzia oceny szkolenia

Jednym z ważnych elementów szkolenia jest ocena efektywności. Trudno pisać najważniejszym, ale z pewnością jest to ta część procesu szkoleniowego, która może dostarczyć nam wielu informacji i wniosków na przyszłość. Stworzenie systemu oceny szkolenia jest więc jednym z etapów przygotowywania się do procesu nauczania. Im więcej przy tym rzetelnych metod i narzędzi, tym bardziej wartościową ocenę otrzymamy. Wartościową nie znaczy dobrą dla trenera czy firmy zlecającej. Wartościową czyli pełną, rzetelną, dającą obraz tego, jak szkolenie przebiegało i jakie efekty osiągnęliśmy. Przeprowadzając ocenę szkolenia korzystamy z różnorodnych metod. Są to: obserwacja, analiza dokumentów, rozmowa z uczestnikami, trenerami i zlecającymi, ankieta, test. Nie zawsze jest możliwe wykorzystanie wszystkich metod, ale ważne jest dostosowanie danej metody do charakteru informacji, którą chcemy pozyskać. Oznacza to, że tam, gdzie da się zastosować test nie sprawdzi się obserwacja, i odwrotnie. Jak więc wygląda ocena poszczególnych elementów szkoleniowych? I kto ma dokonywać tej oceny? Na ocenę końcową szkolenia powinny składać się oceny: trenera, uczestników i zlecających, jeśli szkolenie jest realizowane przez zewnętrzną firmę. Na samym początku, przy planowaniu szkolenia i ustalaniu celów konstruujemy właściwe ankiety, przygotowujemy ewentualne pytania oraz arkusze obserwacji. Od naszych celów szkoleniowych zależy, co będzie znajdowało się w poszczególnych ankietach i kwestionariuszach. Ważne, żeby ocena płynęła z obu stron: prowadzących i uczestników.

Organizacja szkolenia

Najprościej ocenić organizację szkolenia, więc od niej można zacząć. Przykładowe pytania do oceny tego elementu: Czy miejsce szkolenia było właściwie przygotowane? Czy na sali nie brakowało potrzebnego sprzętu? Czy sprzęt działał właściwie? Czy wszyscy uczestnicy mieli odpowiednie zakwaterowanie? Czy nie było żadnych problemów z zakwaterowaniem, wyżywieniem i ewentualnym dojazdem na miejsce szkolenia? Czy czas szkolenia był właściwy? Czy rozkład godzinowy szkolenia był właściwy? Czy czas przerw był przestrzegany? Czy była możliwość elastycznego podejścia do czasu szkolenia (krótsze-dłuższe przerwy, o innej niż zaplanowana godzinie obiad itp.) Odpowiadając na te pytania korzystamy z doświadczeń trenerów oraz uczestników. Trenerzy zazwyczaj mają możliwość odpowiedzi bardziej szczegółowej w przygotowanej wcześniej ankiecie ewaluacyjnej trenera.

Uczestnik- jest czy go nie ma?

Drugim równie łatwym zagadnieniem do oceny jest uczestnictwo (fizyczne) grupy szkolonej. Listy podpisywane rano lub notatki trenera pozwolą sprawdzić, czy uczestnicy byli na wszystkich zajęciach. Oczywiście trudno tu w każdym przypadku wysuwać wnioski, że jeśli są na sali przez całe szkolenie, to są z niego zadowoleni. Jeśli uczestnicy są skierowani na szkolenie „służbowo i bez dyskusji”, to z większym prawdopodobieństwem będą brać udział we wszystkich zajęciach. W sytuacji, kiedy wiemy, że uczestnicy mogą opuścić część szkolenia, a jednak są od początku do końca, wówczas można złożyć to na karb satysfakcji. Jednak i wtedy musimy sprawdzić to ankietą końcową. Trener prowadzący powinien również wypowiedzieć się, czy łatwo/trudno było utrzymać dyscyplinę w grupie. Jest to informacja ważna zarówno dla zlecającego szkolenie, jak i trenera, który ma prowadzić więcej szkoleń w podobnych grupach (ta sama firma, ta sama grupa zawodowa itp.). W razie prawdopodobieństwa wystąpienia problemów z dyscypliną należy opracować sobie kilka wariantów „przywoływania do porządku”.

Cele szkolenia a efekty

Wchodząc na grunt merytoryczny mamy do zbadania cele szkolenia i jego efekty. Czyli co planowaliśmy, co się udało, a co nie. W tej sytuacji również zakres badania zależy od zakresu celów. Do każdego celu trzeba dostosować narzędzia sprawdzania efektów. Przykładowo: za cel szkolenia stawiamy sobie zwiększenie wiedzy na temat media relations. Żeby sprawdzić efekty szkolenia w tym zakresie potrzebujemy dwóch narzędzi: testu wstępnego i testu końcowego, aby sprawdzić stan wiedzy na „wejściu” i „wyjściu”. Porównując wyniki obu testów możemy określić, czy uczestnicy nauczyli się więcej na temat media relations czy też nie. Trudniejszym do zbadania zakresem są umiejętności. Powiedzmy, że stawiamy sobie za cel szkolenia: poprawa umiejętności prezentacji przed kamerą. Żeby ocenić postępy najlepiej przeprowadzić kilka wystąpień przed kamerą z jedną osobą. Po każdym nagraniu przeanalizować i poprawiać błędy, znaleźć wraz z uczestnikami bardziej trafne sposoby wypowiedzi i testować je w kolejnym wystąpieniu. Analiza nagrań pierwszego i ostatniego może dać nam odpowiedź czy uczestnik zrobił postępy. Niestety, na szkoleniach zazwyczaj nie ma tak wiele czasu na pogłębione wystąpienia przed kamerą. Dlatego oceniając umiejętności bazuje się na wypowiedziach uczestników, zarówno w sesjach podsumowujących szkolenia, jak i ankietach ewaluacyjnych.

Ankieta ewaluacyjna

Ankiety ewaluacyjne są cennym źródłem informacji dla organizatorów szkolenia, ponieważ uczestnicy mają okazję przedstawić w nich swoją ocenę. Zazwyczaj oceniają: organizację szkolenia, atmosferę, zgodność z oczekiwaniami, swoje zadowolenie ze szkolenia, materiały szkoleniowe i trenerów. W dobrej ankiecie ewaluacyjnej ocena trenerów powinna być szczegółowa i osobna dla każdego trenera. Na ogólną ocenę trenera składają się przykładowe oceny cząstkowe: przygotowanie merytoryczne, prezentacja materiału, prowadzenie ćwiczeń, komunikatywność, kultura osobista. Dzięki takiemu „rozbiciu” oceny trenera na składowe, po przeanalizowaniu wyników mamy informację, w którym zakresie trener powinien pracować nad swoimi umiejętnościami. Ankieta ewaluacyjna jest też dobrym miejscem na wpisanie własnych spostrzeżeń i propozycji dla prowadzących, które można wziąć pod uwagę przy kolejnym szkoleniu.

Głos ma uczestnik czyli sesja podsumowująca

Równie cennym narzędziem oceny szkolenia jest sesja podsumowująca, którą trener prowadzi wraz z uczestnikami. Można ją przeprowadzić w postaci otwartej dyskusji lub też za pomocą techniki „niedokończonych zdań”. Bez względu na formę, sesja podsumowująca pozwala uczestnikom na otwarte wyrażenie swoich opinii, co w wielu przypadkach jest bardzo pożądane. Oczywiście, ten sposób podsumowania i oceny szkolenia nie jest idealny, ponieważ być może nie wszyscy będą mieli ochotę wypowiadać publicznie swoje zdanie, szczególnie to negatywne, dlatego sesję podsumowującą warto przeprowadzić równolegle z anonimową ankietą ewaluacyjną. Najtrudniejszym jednak zadaniem jest ocena wpływu szkolenia na pracę zawodową uczestników. Bardzo często kontakt zlecającego z organizatorem szkolenia kończy się wraz z rozdaniem certyfikatów, a już w 99% wraz z przekazaniem raportu z ewaluacji szkolenia. A właśnie badanie efektów szkolenia poprzez wykorzystanie w pracy nabytej wiedzy i umiejętności jest zwieńczeniem oceny efektywności. Takie projekty, w których uwzględnia się badanie efektywności długo po zakończeniu szkolenia są pełniejsze i na pewno bardziej wartościowe dla zlecających. Niestety, są też droższe. Trzeba jednak zadać sobie pytanie: czy warto ponosić koszty szkolenia pracowników, jeśli nie wiem, czy to coś zmieni w wykonywaniu obowiązków zawodowych?

Artykuł pochodzi z działu Akademia PR na stronie www.ans-pr.com.pl

Ostatnie zapytania:

  • jak ocenić szkolenie
  • co zrobic aby wilk byl syty a owca cala
  • jak mozna ocenic szkolenie
  • tresć i wilk bedzie syty a owca cala
Przeczytaj poprzedni wpis:
Szkolenia dla menedżerów – nowe wyzwania

Szkolenia przekazujące suchą wiedzę w tradycyjny sposób odchodzą do lamusa. Menedżerów nie przekona już najwybitniejszy specjalista, który godzinami będzie opowiadał o przywództwie i zarządzaniu. Dobry trener posiadający umiejętność ciekawego i...

Zamknij