Nowe e-pomysły na komunikacje w biznesie

W nauce o komunikacji społecznej podstawową definicją, na jakiej opiera się ta dziedzina, jest pojęcie stworzone przez amerykańskich uczonych w latach 60. – „Komunikacja społeczna to przepływ informacji pomiędzy różnymi podmiotami społecznymi. Służy on do uzgadniania przez wszystkich uczestników tego procesu wspólnego i tożsamego rozumienia sytuacji lub stanu. Tylko wtedy komunikacja jest skuteczna, jeżeli definicja danej sytuacji jest rozumiana, w taki sam sposób przez wszystkich uczestników wymiany informacji”1.

Jednak wraz ze zmianami technologicznymi, a co za tym idzie zmianami w porozumiewaniu się w społeczeństwie, powyższe twierdzenie uważa się jedynie za podwalinę całej nauki teorii komunikacji (nie podważając definicji). Obecnie uczeni skupili się i badają dziedzinę komunikacji jaką jest komunikacja medialna, używająca do porozumiewania się takich narzędzi jak: telefon, radio, TV a obecnie Internet. Ta forma przekazywania informacji stosowana jest nie tylko na płaszczyźnie prywatnej, ale coraz częściej porozumiewanie się w taki sposób wykorzystywane jest przez wiele przedsiębiorstw, zarówno w komunikacji wewnątrz firmy, jak i w kontaktach biznesowych z klientami.

„Wirtualna” komunikacja w liczbach

Komunikacja medialna (internetowa) nie jest tylko jedną z teorii nauki o komunikacji. Porozumiewanie się właśnie za pomocą elektronicznych narzędzi, zarówno w Polsce jak i na świecie, popularyzuje się w zawrotnym tempie zarówno na płaszczyźnie prywatnej jak i biznesowej. Codziennie z jednego tylko komunikatora w Polsce korzystają trzy miliony osób a dotychczas „sam system automatycznej rejestracji nowych kont wydał już ponad 10 milionów numerów”2. Internetowy komunikator głosowy „skype” jest używany przez 14 procent internautów na rynku globalnym. Jak wynika z raportu firmy analitycznej ComScore, aż „28 milionów Europejczyków i 67 milionów Amerykanów używa komunikatorów internetowych3. „W 2004 r liczba tylko biznesowych użytkowników komunikatorów przekroczyła 207 milionów, co oznacza, że 60 procent tekstowej, głosowej i graficznej komunikacji pomiędzy użytkownikami biznesowymi odbywa się właśnie za pomocą Internetu”4. Ponadto w ostatnim czasie „na świecie zarchiwizowano ponad 5 miliardów gigabajtów nowych informacji, drogą elektroniczną przepłynęło około 18 miliardów gigabajtów informacji, z czego 17,3 miliardów gigabajtów – przez telefon”5.

Powyżej zaprezentowane dane pokazują, że komunikacja zarówno w sferze prywatnej jak i biznesowej wchodzi w zupełnie nowy etap – porozumiewania się za pomocą wirtualnych narzędzi.

Narzędzia e-komunikacji używane w przedsiębiorstwach

Porozumiewanie się między pracownikami firm w sposób „wirtualny” od kilku lat na całym świecie staje się procesem coraz bardziej zintensyfikowanym. Elektroniczna komunikacja to nie tylko telefony komórkowe czy poczta e-maliowa – coraz więcej firm do swoich codziennych prac wykorzystuje e-narzędzia: tekstowe lub głosowe komunikatory internetowe.

Tekstowe komunikatory internetowe, to aplikacje pozwalające na komunikację tekstową pomiędzy dwoma lub więcej użytkownikami komputerów wykorzystujących w tym celu sieć komputerową – Internet. Od wiadomości przekazywanej drogą e-mailową komunikatory różnią się tym, że użytkownicy mogą wymieniać informację w czasie rzeczywistym. W Polsce rozmowy za pomocą elektronicznych kanałów przekazu są coraz bardziej popularne.

Głosowe komunikatory internetowe pozwalają na rozmowy głosowe dwóch osób w czasie rzeczywistym, które do porozumiewania się używają łącza internetowego. Ta forma komunikacji różni się nieznacznie od korzystania z tradycyjnej telefonii, różnica polega tylko na tym, że głosowa komunikacja do porozumiewania wykorzystuje element, jakim jest komputer. W Polsce również rozmowy za pomocą elektronicznych kanałów przekazu stały się codziennością. Poniżej zaprezentowane zostały najbardziej popularne aplikacje do e-rozmów używane w naszym kraju. Jest to jednak tylko znikoma część wszystkich komunikatorów internetowych, którymi posługują się użytkownicy sieci na świecie.

  • Gadu-Gadu – program umożliwiający bezpośrednią i bezpłatną komunikację w Internecie (prowadzenie rozmów w czasie rzeczywistym). Aplikacja pozwala również na wysyłanie wiadomości SMS do telefonów komórkowych wszystkich sieci w Polsce. Narzędzie to jest obecnie najbardziej popularnym komunikatorem w kraju.
  • Tlen – program umożliwia prowadzenie rozmów w Internecie w czasie rzeczywistym oraz wysyłanie wiadomości tekstowych na telefony komórkowe. Dodatkową zaletą tej aplikacji jest jej kompatybilność z programem Gadu-Gadu.
  • Konnekt – oprócz tradycyjnych rozmów między użytkownikami i przesyłania wiadomości tekstowych na telefony komórkowe, aplikacja ta pozwala na przesyłanie plików, a także grafik. Posługując się Konnekt użytkownicy mają możliwość wymiany informacji z osobami, które używają innych komunikatorów tj. Jabber, Gadu Gadu, Tlen, AQQ, ICQ.
  • ICQ – pierwszy komunikator internetowy na świecie, powstał w 1996 roku w Izraelu. Pozwala on na kontaktowanie się w sposób pisemny z drugą osobą mającą konto na ICQ. Aplikacja ta pozwala na transfer plików, wysyłanie wiadomości SMS, wysyłanie okolicznościowych e-kartek oraz wideokonferencje. Ponadto program zapewnia użytkownikom rozrywkę, dając możliwość grania w proste flashowe gry (możliwość potyczki 2 graczy jednocześnie).
  • Skype – program do komunikacji głosowej. Aplikacja pozwalająca na nieograniczone czasem rozmowy z innym odbiorcom, który również jest użytkownikiem tego programu. Skype oferuje dobrą jakość dźwięku i co ważne, rozmowy przy użyciu komunikatora są całkowicie bezpłatne. Płatne są jedynie rozmowy z rozmówcami korzystającymi ze standardowych numerów telefonicznych, ceny jednak są niewysokie. Coraz częściej komunikator głosowy jest niezastąpiony w codziennej komunikacji biurowej jednocześnie będąc nieskomplikowanym i wygodnym w użyciu narzędziem.
  • Spik – to bezpłatna aplikacja pozwalająca zarówno na rozmowy głosowe, jak i przekazywanie komunikatów tekstowych w czasie rzeczywistym. Program pozwala również na przesyłanie plików tekstowych i graficznych a także powiadamia użytkownika o nowej poczcie, którą otrzymał do swojej skrzynki e-mailowej.
  • AQQ – to program używany do komunikacji zarówno tekstowej, głosowej, a także video oraz sms. Za pomocą aplikacji użytkownik ma również możliwość przesyłania dokumentów w postaci elektronicznej. Jak spora część również AQQ pozwala na komunikację z innymi sieciami tj. Tlen, Gadu-Gadu, ICQ, MSM.

Zalety posługiwania się narzędziami e-komunikacji

„W naszej firmie z komunikatorów internetowych korzystamy od ponad 2 lat. Była to inicjatywa pracowników i to oni mnie namówili. Dodam, że był to bardzo dobry pomysł. Zalety korzystania z komunikacji to przede wszystkim szybkość wymiany informacji” – powiedział Dyrektor Generalny firmy Varico Rafał Łożyński. Oprócz wyżej wspomnianej zalet rozmowy przy użyciu komunikatorów głosowych to również:

Wady e-komunikacji

,p align=justify>Obok szeregu korzyści, jakie daje „internetowa” komunikacja należy pamiętać o pewnych wadach porozumiewania się w sposób „wirtualny” należą do nich:

  • Zagrożenie komunikacji tradycyjnej – porozumiewanie się tylko przy wykorzystywaniu do tego celu e-narzędzi znacznie zaburza komunikację bezpośrednią między ludźmi, prowadzi do utraty pewnych kompetencji np. językowych w bezpośrednim nawiązywaniu kontaktów.
  • Występowanie pomyłek – porozumiewanie się drogą „wirtualną” może powodować liczne pomyłki, gdyż pewne kwestie trudniej wytłumaczyć nie spotykając się osobiście. Przekazując informacje drogą „wirtualną” trzeba pamiętać o precyzyjnym wyjaśnianiu zagadnień.
  • Bezpieczeństwo – wymieniając informacje lub dokumenty drogą elektroniczną, trzeba pamiętać, że mogą one trafić w niepowołane ręce. Internet jest narzędziem, które narażone jest na bardzo częste ataki hakerów.
  • Nieformalne narzędzie – wiele przedsiębiorstw uważa „komunikację elektroniczną ” za mniej formalne narzędzie współpracy. Co za tym idzie, jeszcze w wielu przypadkach, np. dokumenty, informacje przesyłane droga elektroniczną, uważane są za mniej ważne.
  • Komunikacja niewerbalna – „internetowa” forma komunikacji nie daje możliwość sprawdzenia reakcji odbiorcy, do którego trafia przekaz. Może to spowodować, że przekaz będzie źle odebrany, nie do końca zrozumiały. Ponieważ 60 procent rozumianego przekazu wyrażane jest poprzez mowę ciała (gesty, mimika).

Etykieta komunikacji „wirtualnej”

Komunikacja elektroniczna wymaga od użytkowników znajomości pewnych zasad, które pozwolą na sprawny przepływ informacji. Są to w dużej mierze kanony powielone, z tradycyjnych metod porozumiewania się między społecznościami. Przy wymianie informacji drogą elektroniczną należy przede wszystkim pamiętać o szacunku dla czasu naszego rozmówcy oraz o:

  • formułowaniu informacji w sposób konkretny i całościowo wyczerpujący temat;
  • wysłanie bardzo obszernych wiadomości może spowodować „awarię” poczty odbiorcy;
  • treść listu musi być zawsze zgodna z tematem, którym tytułujemy przekaz;
  • odpowiedź na zapytanie powinna być formułowana i przesyłana w miarę możliwość jak najszybciej;
  • pod przesyłaną informacją zawsze należy się podpisać (podać adres lub numer zwrotny);
  • unikamy podawania „polskich znaków” w nagłówkach i podpisach, gdyż dla pewnych systemów komputerowych są one nieczytelne;
  • posługujemy się zwrotami grzecznościowymi;
  • używamy wszędzie takiej samej wielkości liter, czcionki; unikamy popełniania błędów zarówno ortograficznych, jak i interpunkcyjnych;
  • ikon sytuacyjnych używamy tylko w komunikacji prywatnej;
  • nie stosujemy skrótów, które mogą być nieczytelne dla odbiorcy.

E – komunikacja podbija światowe rynki

„Wirtualna” komunikacja przybiera zarówno w Polsce jak i na świecie zawrotne tempo, liczba uczestników korzystających z tej formy komunikacji zwiększa się na świecie codziennie o wiele tysięcy nowych użytkowników. Taką popularność e-komunikacja zdobyła przede wszystkim dlatego, że użytkownicy cenią sobie szybkość kontaktu – w świecie, w którym tempo życia dynamizuje się w sposób zawrotny. Dlatego pewne jest, że porozumiewanie się w sposób elektroniczny będzie się ciągle intensyfikować, a w niedługim okresie e-komunikacja będzie tak popularną i naturalną formą kontaktu, jak rozmowy przy pomocy aparatów telefonicznych. Jednak warto pamiętać, że nowoczesne „wirtualne” metody komunikacji powinny być jedynie pomocnym elementem tradycyjnych form komunikacji, a nie jedyną alternatywą porozumiewania się w społeczeństwie zarówno na stopie prywatnej jak i biznesowej.


Bibliografia:

  1. Tomasz Goban-Klas, „Media i komunikacja masowa. Teorie i analizy prasy, radia, telewizji i Internetu”,PWN; Kraków 1999 r.
  2. dane pochodzą z portalu internetowego www.gadu-gadu.pl
  3. raport firmy analitycznej comScore
  4. dane pochodzą z portalu www.acenture.com
  5. Szkoła Zarządzania Informacją/ Uniwersytet Berkeley

Ostatnie zapytania:

  • co to znaczy wymieniać informacje na płaszczyźnie elektronicznej
  • czym się różni komunikacja prywatna od komunikacji biznesowej
Przeczytaj poprzedni wpis:
ZOSTAŃ LIDEREM DORADZTWA 2006

Zdobądź tytuł LIDERA DORADZTWA 2006 i potwierdź swoją pozycję na rynku firm konsultingowych. II Edycja Ogólnopolskiego Konkursu LIDERZY DORADZTWA im. Eugeniusza Kwiatkowskiego to szansa znalezienia się w gronie najlepszych. Zapraszamy...

Zamknij