CMS – po co i dla kogo?

Jak wynika z ostatnich badań warszawskiej SGH i polskiego oddział Microsoftu, 75 proc. małych i średnich firm posiada witryny internetowe. Niestety, tylko połowa z nich wykorzystuje aktywnie ich możliwości, np. korzysta z systemu CMS, służącego do samodzielnego zarządzania treścią stron www. Znacznie lepiej wygląda sytuacja w przypadku dużych firm i polskich przedstawicielstw zachodnich korporacji. Ale czy rzeczywiście tylko wielkie przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na profesjonalne witryny korporacyjne i intranety?

Content Management System to narzędzie bardzo pomocne w redagowaniu, aktualizacji i modyfikowaniu treści na firmowej stronie www.

Dla kogo i co to jest CMS

Statyczne strony www, bazujące na technologii HTML, odchodzą do lamusa. Podobnie jak są różnorodne i dynamicznie zmieniające się są gusty odbiorców, tak i treści stron www generowane są według oczekiwań ich adresatów. By wykorzystać zalety interaktywnego medium, jakim jest internet, powstała idea systemów Content Management. CMS to użyteczne narzędzie, które wspiera redaktorów w aktualizacji i modyfikacji informacji publikowanych za pośrednictwem sieci. Ich podstawową zaletą jest:

  • redukcja czasu i kosztów publikacji treści,
  • udostępnienie bogatej palety narzędzi edytorskich umożliwiających formatowanie tekstów,
  • zarządzanie plikami graficznymi i multimediami na www,
  • brak potrzeby znajomości technologii internetowych,
  • prosta i intuicyjna obsługa systemu.

Uzbrojony w arsenał szeregu opcji edytorskich pracownik marketingu, public relations czy human resources staje się równorzędnym partnerem tradycyjnie pojmowanego webmastera. Redagując i publikując merytorycznie opracowane treści, potrzebuje jedynie wsparcia w kreacji graficznej i strategii rozwoju internetowego przedsięwzięcia. Warto jednak postawić sobie dwa kluczowe pytania:

  • Jakie systemy Content Management są dostępne na rynku?
  • Jakie są kluczowe kryteria wyboru tego typu rozwiązań?

Rynek systemów zarządzania jakością

Dylemat związany z wyborem systemu pojawia się w momencie konieczności wdrożenia rozwiązania CM. Oto dostępne możliwości wyboru:

  • rozwiązania niekomercyjne, tzw. open source -są to programy tworzone przez hobbystów, często ciekawe rozwiązania. Ich podstawowym zagrożeniem jest brak gwarancji rozwoju software”u oraz świadczenia wsparcia technicznego. Przykłady: Mambo, eZ publish, Geeklog, PHPNuke, PostNuke.
  • systemy tworzone przez agencje interaktywne – proste w obsłudze, atrakcyjnie cenowo, szczególnie rekomendowane do serwisów www rozwiązania zarządzania treścią. Przykłady: Active Content, Content Manager, DynaXML, Unity, Smart Content.
  • producenci oprogramowania zarządzania treścią – opracowywane przez zachodnie firmy programistyczne systemy, których celem jest zapewnienie efektywnego wsparcia korporacyjnej polityki zarządzania informacją i danymi. To rozwiązania, których koszt licencji i wdrożenia liczony jest w tysiącach dolarów. Przykłady: BroadVision, Documentum, Interwoven, RedDot, Vignette.
  • autorskie rozwiązania przedsiębiorstw tworzone przez działy IT lub na zamówienie – dedykowane systemy zarządzania treścią projektowane specjalne według indywidualnych potrzeb odbiorcy. Przykłady: PTK Centertel, HP Polska.

System zarządzanie treścią w praktyce

CMS to pojęcie niejednoznaczne. Podszywające się pod to miano oprogramowanie często wypacza ideę tej klasy rozwiązań. Czym się zatem charakteryzuje CMS? Ogólnie rzecz ujmując, można stwierdzić, iż wspiera takie funkcje, jak:

  • tworzenie nowych stron www w ramach projektu,
  • formatowanie treści (wielkość, kolor, rozmiar czcionki, tabele, listy wypunktowania),
  • import treści z innych, zewnętrznych programów i baz danych,
  • zarządzanie strukturą projektu www,
  • definiowanie dostępności stron,
  • zarządzanie multimediami i plikami do pobrania,
  • zarządzanie modułami i mechanizmami,
  • zarządzania użytkownikami w systemie,
  • zarządzanie elementami strony www.

Ponadto funkcjonalność systemów Content Management wzbogaca:

  • wsparcie dla wersji językowych projektu www,
  • możliwość personalizacji treści,
  • zarządzanie wersjami artykułów i stron www,
  • statystyki odwiedzalności.

Warto podkreślić, iż funkcjonalność systemu zależy od jego przeznaczenia. Przy tym trudno porównywać rozwiązania niekomercyjne, stawiając je naprzeciw zaawansowanych rozwiązań dużych firm programistycznych. Te ostatnie z reguły obejmują kompleksową politykę zarządzania treścią w przedsiębiorstwie i na ogół nie ograniczają się do jednego z wielu projektów internetowych w firmie.

CMS – jak wybrać?

Wiele interesujących rozwiązań, dostępnych na rynku, wymaga szczegółowej analizy, by móc sobie odpowiedzieć na pytanie, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla naszej firmy. Aby rozstrzygnąć tak zdefiniowany problem, należy wziąć pod uwagę pięć głównych kryteriów oceny CMS. Systemy informatyczne nie rozwiążą jednak wszystkich problemów. Dodając do nich „ludzki pierwiastek” można wzbogacić ich użyteczność. Jak zatem wspomóc system zarządzania treścią? Oto kilka praktycznych rad:

  • Rozmawiaj ze swoimi odbiorcami – niech wypowiedzą się na temat swoich potrzeb informacyjnych (feedback).
  • „quality not quantity” – udostępniaj mniej, ale za to bardziej wartościowej informacji.
  • Pamiętaj o strukturze i nawigacji www, uwzględniając specyfikę internetu .
  • Aby eliminować błędy merytoryczno-techniczne, korzystaj z mechanizmów workflow.

CMS – negocjowanie kontraktu

Specyfiką projektów realizowanych w oparciu o platformę Content Management jest ich kompleksowe wykonanie, obejmujące: etap analizy, projektowania (grafika i nawigacja), dostosowywania oprogramowania i wdrożenia. Wśród najistotniejszych pozycji kosztowych projektu wskazuje się:

  1. Licencje na oprogramowanie:
    • jednorazowe lub cykliczne opłaty (np. roczne)
    • wersja oprogramowania
    • wersja standardowa bądź zaawansowana
    • sposób licencjonowania per projekt -/- serwer -/- użytkownik i jego rola
  2. koszt realizacji i zarządzania projektem (analiza, projekt rozwiązania, implementacja)
  3. Koszt szkoleń i dokumentacji
  4. Koszt kreacji graficznych
  5. Koszty wsparcia technicznego i rozwoju -/- aktualizacji oprogramowania
  6. Koszt zakupu i zarządzania zasobami typu:
    • zasoby ludzkie
    • zasoby sprzętowe
    • oprogramowanie
    • infrastruktura internetowa (łącza stałe, systemu firewall)

Alternatywą dla jednorazowych inwestycji składających się na realizację projektu z wykorzystaniem CMS jest outsourcing. Wśród możliwości zewnętrznego wsparcia w realizacji projektu warto wspomnieć o:

  • hostingu lub kolokacji systemu CMS i projektu www u zewnętrznego dostawcy usług,
  • modelu ASP (Application Service Providing) – dzierżawa systemu Content Management bez konieczności ponoszenia jednorazowych kosztów inwestycyjnych,
  • świadczeniu usług technicznego wsparcia przez firmę zewnętrzną,
  • zewnętrznych dostawcach treści www,
  • dzierżawie zasobów w zakresie sprzętu, oprogramowania i infrastruktury internetowej.

CMS – zastosowanie i korzyści

Systemy zarządzania treścią to nie tylko fundament budowy serwisów www. To także platforma internetowa wykorzystywana w takich projektach jak intranet, extranet, system e-commerce czy rozwiązania mobilne (strony WAP i PDA) lub kioski multimedialne. Ich podstawowe zalety to:

  1. Efektywna, pod względem czasu i kosztów, publikacja treści
  2. Wsparcie działów call-center/ obsługi klienta -/- help-desk
  3. Redukcja kosztów druku i dystrybucji informacji
  4. Zwrot z inwestycji (ROI) – proporcjonalny do:
  • wzrostu publikowanych treści
  • wzrostu częstotliwości aktualizacji
  • ilości i różnorodności modyfikowanych stron www.

Analizując ideę i praktykę stosowania systemów zarządzania treścią, należy zauważyć ich istotną rolę we wspieraniu działań informacyjnych i marketingowych przedsiębiorstwa. Uzbrojony w funkcjonalny edytor, uprawniony użytkownik systemu, opracowując merytoryczne sekcje serwisu www lub intranetu, w ciągu kilku chwil i paru kliknięć tworzy wizerunek firmy. Opublikowane przez niego komunikaty informacyjno-reklamowe stają się natychmiast dostępne dla rzeszy kilkuset milionów internautów na całym świecie…

Przeczytaj poprzedni wpis:
Terminy zapłaty transakcjach handlowych

Na podstawie ustawy z 12 czerwca 2003 roku o terminach zapłaty w transakcjach handlowych zostały szczegółowo określone uprawnienia i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty w transakcjach. Za transakcję...

Zamknij