Techniki prezentacji – jak zakończyć.

Co jest najważniejsze podczas prezentacji? Jest to wstęp i zakończenie. Kwestię wstępu omówiliśmy w poprzednim artykule; teraz zajmiemy się zakończeniem. W zakończeniu najlepiej posłużyć się jakimś przykładem lub historią, która nawiąże do wstępu tak, by publiczność czuła, że jedno wiąże się z drugim.

Wielu mówców kończy swoje prezentacje niepewnie, bez konkretnego zakończenia, np.: Tak… to by było mniej więcej na tyle. Jeśli nie ma żadnych pytań, to na tym zakończymy. Takie zakończenie może być przetłumaczone w ten sposób: Nie przemyślałem tego, co powiedziałem. Jestem poza tym bardzo źle przygotowany. Wrażenia z takiego wystąpienia będą niestety negatywne. Zakończenie musi być krótkie, treściwe i wyraziste. Nikt ze słuchaczy nie może mieć wątpliwości, kiedy twoja prezentacja się właściwie kończy. Jeśli chcesz zebrać oklaski, w ostatnich słowach podziękuj publiczności, że wysłuchała tego, co miałeś do powiedzenia i ukłoń się.

Trzy cele

Dobre zakończenie musi spełniać trzy następujące przesłanki:

  • Zakończenie musi podsumowywać to, co zostało powiedziane w czasie prezentacji. Dobra prezentacja wygląda tak: We wstępie prezentujesz to, o czym będziesz mówił, w rozwinięciu prezentacji mówisz to, co masz do powiedzenia, a w zakończeniu podsumowujesz to, co powiedziałeś.
  • Zakończenie powinno ponownie naświetlać cel prezentacji i jej wartość dla słuchaczy.
  • Zakończenie powinno sprawić, że słuchacze opuszczą prezentację z poczuciem, że między nimi a mówcą nawiązała się pozytywna więź.

Krzywa zainteresowania idzie w dół

Gdy słuchacze czują, że prezentacja znajduje się w swojej końcowej fazie, spada ich zainteresowanie tym, co mówisz. Zaczynają zbierać swoje rzeczy i przygotowują się, by opuścić lokal. Dlatego ważne jest, by zakończenie było krótkie i jednoznaczne. Nie mów więc: Zanim zakończę, chciałbym tylko… Innymi słowy, nie obiecuj, że zakończysz – po prostu zakończ. Nie kończ także przesadnie skromnie, mówiąc np: Dziękuję za państwa cierpliwość, mam nadzieję, że nie zmarnowaliście waszego cennego czasu.

Unikaj długich podsumowań

Unikaj przesadnie długich podsumowań. Słuchacze mogą być przerażeni, jeśli będą mieli wrażenie, że zaraz zaczniesz swoje wystąpienie od początku.

Unikaj prawienia kazań

Nikt nie lubi, jak mu się prawi kazania. Pamiętaj, że po zakończeniu prezentacji słuchacze muszą wyjść w poczuciu, że między tobą a nimi nawiązał się pozytywny kontakt.

Unikaj przerwy na pytania

Jeśli planujesz zorganizowanie przerwy na pytania i dyskusję, powinieneś umieścić tę część na długo przed podsumowaniem prezentacji. Inaczej może się zdarzyć tak, że zaraz po tym, jak skończysz swoją prezentację, ktoś powie: Zupełnie nie podzielam Pani/Pana poglądu. Potem przytoczy argumenty, które podważą całą twoją prezentację. Jeśli jednak zachowasz swoje zakończenie na sam koniec, to ty będziesz miał ostatnie słowo. Możesz wtedy dopasować treść zakończenia do tych argumentów, które pojawią się w czasie przerwy na pytania i dyskusję. Najlepiej w ogóle nie organizować czasu przeznaczonego na pytania. Nie znaczy to, że masz uniemożliwiać słuchaczom zadawanie pytań. Powinieneś stworzyć taką atmosferę, by publiczność czuła, że może zadawać pytania w czasie trwania całej prezentacji. Przeczytasz o tym, jak sobie z tym poradzić, w książce „Techniki prezentacji” w rozdziale o pytaniach i odpowiedziach. Słuchacze muszą czuć, że wszystkie pytania zostały postawione i że na wszystkie uzyskano odpowiedź. Wówczas niepotrzebna staje się chwila na pytania na końcu. Radzimy już na wstępie poinformować słuchaczy, że na końcu nie będzie wyznaczonego czasu na zadawanie pytań.

Zachęcaj do działania

Wiele z metod, które polecaliśmy ci w kontekście wstępu, możesz użyć także w zakończeniu. Cytat albo krótka historyjka, które nawiązują do tematu, mogą być wykorzystane przy okazji zakończenia. Dobrym podsumowaniem może być zachęcenie słuchaczy do jakiegoś działania. Możesz np. dać im minutę na spisanie tego, co według nich było najważniejsze w twojej prezentacji. Inaczej mówiąc, uczestnicy podsumowują w ten sposób twoje wystąpienie.

Ułatwiaj słuchaczom działanie

Jeśli twoja prezentacja ma na celu skłonienie słuchaczy do zrobienia czegoś, np. do zakupienia twojego produktu lub skorzystania z twoich usług, powinieneś ułatwić im to tak, jak to tylko możliwe. Jeśli chcesz, by kupili jakiś produkt, powiedz to i pokaż im druk zamówienia. Wielu handlowców przeprowadza świetne prezentacje swoich produktów, a pod koniec tak obawia się odmowy, że nie potrafi wprost poprosić o zamówienie. Jeśli chcesz, by słuchacze się z tobą skontaktowali, podaj im swój numer telefonu, adres mailowy lub daj im wizytówkę. Im bardziej ułatwisz słuchaczom to, co chcesz, by zrobili, tym prościej będzie to osiągnąć. Zachęta powinna być wyraźna i pokazywać, jakie korzyści osiągną słuchacze, działając według twoich wskazówek. Jeśli twoja prezentacja ma na celu wzbudzenie dyskusji np. w kwestii degradacji środowiska naturalnego, nie kończ poleceniem typu: Proszę teraz napisać list do ministra środowiska i prosić go o powstrzymanie degradacji środowiska naturalnego. 99% słuchaczy tego nie zrobi. Zamiast tego pokaż gotowy list i poproś, by słuchacze się pod nim podpisali. Przypuszczalnie podpisze go dużo więcej niż 1% słuchaczy.

To ty jesteś pilotem

Pamiętaj zatem, by dokładnie zaplanować zakończenie, zanim jeszcze rozpoczniesz prezentację. Dobre zakończenie nie ma zrobić jedynie dobrego wrażenia, ale także pozostawić słuchaczy z uczuciem, że wzbogacili się o jakąś nową wartość. W artykule dotyczącym wstępu prezentacji porównaliśmy prezentację do podróży samolotem. Nie zapominaj, kto jest pilotem, a kto pasażerem. Pamiętaj, że to ty siedzisz u steru. Podczas lotu możesz włączyć autopilota albo przekazać ster innemu pilotowi. Jednak podczas startu i lądowania musisz być czujny. Poza tym musisz dokładnie zaplanować swoje przygotowania, tak abyś wraz ze słuchaczami wzniósł się gładko na odpowiednią wysokość i nie wylądował w złym miejscu. Pamiętaj o tym, planując prezentację. Wstęp i zakończenie są najważniejszymi częściami prezentacji. Nie zaniedbuj ich.

Oklaski

Mocne i pełne wyrazu zakończenie na pewno wzbudzi aplauz ze strony publiczności. Jeśli na zakończenie ukłonisz się, podziękujesz słuchaczom za zaangażowanie i za wartościowe pytania, po czym powiesz głośno i zdecydowanie dziękuję wam bardzo, oklaski pojawią się mniej lub bardziej automatycznie. Aplauz publiczności daje każdemu mówcy potwierdzenie, że jego słuchacze wynieśli z jego prezentacji coś wartościowego.

Nigdy nie przeciągaj prezentacji w czasie

Unikaj także przedłużania prezentacji albo przepraszania za to, że nie udało ci się zmieścić w czasie. Najgorsze, co możesz zrobić, to przedłużenie wystąpienia – nawet o minutę. Niezależnie od tego, jak ciekawie mówisz i jak dobry masz kontakt z publicznością, gdy tylko zauważą oni, że twój czas się skończył, drastycznie zmniejszy się ich zainteresowanie i uwaga.

Plany słuchaczy

Nigdy nie wiesz, co zaplanowali twoi słuchacze na czas po zakończeniu twojego wystąpienia. Nie jest przyjemnie siedzieć jak na igłach i (nie)słuchać kogoś, o kim nie wiemy, czy w ogóle kiedyś przestanie mówić, jeżeli miało się np. odebrać dziecko z przedszkola już 15 minut temu.

Afront w stosunku do następnych mówców

Jeśli twoje wystąpienie jest częścią jakiegoś programu, a ty przekraczasz dany ci czas, oznacza to, że nie masz szacunku do swoich następców i kradniesz ich czas. W USA istnieje taki zwyczaj, że ten, kto zamawia prezentację, w zawieranym z mówcą kontrakcie zaznacza, że nie wypłaci mu należności, jeżeli przekroczy on zaplanowany czas. Bardzo skuteczne!

Zaplanuj czas

Aby zdążyć z zaplanowanym zakończeniem w sytuacji, gdy ilość czasu jest ograniczona, trzeba dokładnie wiedzieć, ile czasu zajmuje prezentacja. Praktyczna reguła mówi, że jeśli twoja prezentacja bez publiczności zajmuje 30 minut, to z udziałem publiczności zajmie ona 45 minut. Rozpoczynając prezentację, musisz wyraźnie powiedzieć, o której dokładnie godzinie masz zamiar ją zakończyć. Pozwala to słuchaczom nastawić się psychicznie tak, aby skupić uwagę przez określony okres czasu. W ten sposób zwiększy się zaangażowanie słuchaczy. Pamiętaj jednak, że zaangażowanie to zmniejszy się drastycznie, jeżeli przedłużysz prezentację ponad ustaloną granicę czasu.

Słuchacze są ważniejsi niż ty

Wielu mówców tak angażuje się w swoją prezentację, że zapomina o czasie i przestrzeni. Jeśli ma się za sobą publiczność, łatwo jest wpaść w euforię i mówić w nieskończoność. Musisz jednak umieć od czasu do czasu spojrzeć na całą sytuację trochę z boku, nie tylko ze swojego punktu widzenia. Oznacza to także kontrolowanie czasu. Niezwykle ważne jest, by umieć spojrzeć na swoją prezentację z perspektywy helikoptera: podczas gdy mówisz, twoje drugie ja udaje się do helikoptera i obserwuje, jak się zachowujesz i współgrasz z publicznością. Niezależnie od tego, ile ważnych kwestii masz jeszcze do omówienia, w momencie, gdy upływa twój czas, musisz ciąć wypowiedź i kończyć. Słuchacze nie wiedzą przecież, co jeszcze miałeś zamiar powiedzieć. (Obierz więc dobrą taktykę i nie mów zawczasu o wszystkim, co pojawi się w twojej prezentacji). Publiczność musi mieć wrażenie, że na jakąś minutę przed zakończeniem prezentacji zdążyłeś powiedzieć dokładnie wszystko to, co zaplanowałeś. Z punktu widzenia słuchaczy (z więc nie z twojego) nic nie jest na tyle ważne, aby usprawiedliwiało przedłużenie wystąpienia.

Ostatnie zapytania:

  • zakończenie prezentacji
  • jak zakończyć prezentacje
  • jak zakończyć autoprezentacje
  • jak zakończyć pracę maturalna
  • jak zakonczyc prezentacje maturalna
  • Jak zakończyć szkolenie
  • jak zakonczyc prezentracje
  • jak zakoniczyc reprezentacje
  • jak zakończyć prezentacje zapytaj
  • jak zrobic prezentacje o swojej uczelni
Przeczytaj poprzedni wpis:
AKADEMIA ASYSTENTEK I SEKRETAREK

Opracowaliśmy, wspólnie z naszymi ekspertami, wyjątkowy na rynku usług szkoleniowych projekt "Akademia Asystentek i Sekretarek". Obejmuje on szeroką i kompleksową ofertę szkoleniową skierowaną do pracowników biurowych i osób zarządzających biurem....

Zamknij