Orły nie latają stadami…

Ocena pracy jest bardzo istotną częścią skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi firmy oraz efektywnością pracy wszystkich pracowników.Ludzie potrzebują informacji zwrotnych, chcą wiedzieć, jak – jak zdaniem kierownictwa – wykonują swoją pracę i jak mogą poprawić swoje wyniki. Wszyscy chcemy być pracownikami kompetentnymi i w pełni angażującymi się w wykonywaną pracę. Jeżeli jednak nie jesteśmy w ten sposób postrzegani przez naszego pracodawcę, bardzo często nie wiemy o tym i dalej wykonujemy swoje obowiązki w przeświadczeniu, że szef jest zadowolony.

Dlatego informacja zwrotna jest fundamentalnym składnikiem procesu oceny i motywowania pracownika. Jeżeli przełożony uważa, że jego pracownicy są nieefektywni i mało zmotywowani, oznacza to przede wszystkim jego porażkę, Czy na pewno zrobił wszystko, żeby rozwijać swój zespół? A może nigdy lub bardzo sporadycznie prowadził ocenę pracy pracownika? Znaczenie oceny pracy jest kilkuwymiarowe i dotyczy zarówno pracowników, kierownictwa jak i samej firmy. Każdy z managerów musi być świadomy, dlaczego ocena pracy jest tak ważna. Jednak dla pracownika, managera czy firmy taka ocena ma różne znaczenie Dla pracownika ocena pracy oznacza większe poczucie pewności pracy, wyróżnienie, docenienie jego starań i motywację. Pracownik czuje się „spersonalizowany” wie, jakie ma indywidualne zadania, czego się od niego oczekuje. Poprzez informację zwrotną od przełożonego wie, jak poprawić słabe punkty, kiedy dostanie nagrodę czy awans. Dla kierownictwa ocena pracy stanowi dokumentację postępów pracownika, pomaga w zmianie celów pracownika, daje jasne kryteria dla podjęcia decyzji o awansie lub nagrodzie. . Dzięki temu manager ma większą kontrolę nad zespołem, lepsze stosunki z pracownikami i poczucie pewności. Dla firmy ocena pracy pozwala oszacować niewykorzystany potencjał wśród pracowników, zmniejsza liczbę konfliktów pomiędzy przełożonym i pracownikami. Pracownicy identyfikują się z firmą i świadomie realizują cele firmy, a system nagradzania i awansu nie jest przypadkowy. Każda firma musi być świadoma znaczenia procesu regularnej i systematycznej oceny dla samej organizacji i zespołu. Dlatego niezbędne jest stosowanie różnych form oceny pracowników w zależności od pełnionego stanowiska i zakresu jego obowiązków, choć różnice raczej dotyczą tylko kwestii merytorycznych i indywidualnych specjalizacji. Ocena pracownika powinna być przeprowadzana co 6 miesięcy lub 1 rok/1,5 roku i stanowić ważny element w wyznaczaniu ścieżek kariery wszystkich pracowników. Jeżeli nie ma możliwości wyznaczania ścieżek kariery zawodowej, powinna stanowić element motywacji pozapłacowej umiejętnie wykorzystywany przez przełożonych. Dlaczego? Ponieważ ocena pracy musi spełniać jeszcze jeden podstawowy, ale najważniejszy cel: musi zmotywować pracownika do jeszcze efektywniejszej pracy. Dlatego każdy oceniający kierownik musi przygotować się do niej krok po kroku, tylko wtedy będzie miał pewność, że będzie ona przeprowadzona profesjonalnie.

Etapy przygotowania oceny pracownika.

Ocenę pracownika powinniśmy rozpocząć od opisu stanowiska -niezbędne jest ponowne przejrzenie posiadanych dokumentów i ich aktualizacja.. Sprawdźmy, na jakim etapie rozwoju się znajduje pracownik i dostosujmy do niego swój proces oceny. Zdarza się, że nie zawsze wiemy, jakie zadania zostały pracownikowi postawione w dokumencie, natomiast nasze oczekiwania wobec wykonywanych zajęć różnią się od przekazanego pracownikowi zapisu. Pamiętajmy, że opis stanowiska musi stanowić rzeczywisty obraz jego wykonywanych obowiązków. Zapoznajmy się także z profilem kompetencyjnym danego stanowiska. Sprawdźmy, jakie obszary kompetencyjne są oceniane, możemy zwrócić uwagę jak w procesie rekrutacji zostały one ocenione/ na jakim poziomie i czy już zostały rozwinięte dalej.

Każdy pracownik powinien posiadać wyznaczone cele.

Zapoznajmy się z celami, jakie zostały wcześniej przypisane pracownikowi na dany okres. Przeanalizujmy je, może warto je zmodyfikować, jeżeli nie są realne. Może już dawno zostały zrealizowane przez pracownika, co sprawia, że nie ma on już żadnego celu przed sobą. Określmy cele na następny okres lub w przypadku oceny poniżej oczekiwań, przygotujmy plan poprawy i trzymajmy się go konsekwentnie.

Ocena jakości pracy.

Następnym etapem jest ocena jakości pracy. Zapoznajmy się z ocenami jakości pracy – uzyskiwanymi wynikami pracownika pod kątem osiągnięcia każdego z celów (np. dane ze statystyk, szkoleń, zapisy przełożonych dotyczące pochwał i uwag udzielanych pracownikowi etc.). Następnie porównajmy te oceny z oceną pracy z ubiegłego okresu. Jeśli nie ma takich ocen,zastanówmy się nad dotychczasowym zachowaniem pracownika i jego wypełnianymi obowiązkami, pamiętając o obiektywnej ocenie pracownika! Pamiętajmy, że oceniamy pracownika. Przygotowujemy ocenę pracy zatrudnionego, a nie jego osobowości! Pamiętajmy, że możemy wpływać na dane cechy charakteru, ale nie możemy ich zupełnie zmienić. Jeżeli raz już podjęliśmy decyzję, że chcemy przyjąć pracownika do naszego zespołu, bądźmy konsekwentni i skupmy się na jego pracy. Uważajmy na ten etap: pracownicy maja tendencje do odbierania każdej uwagi lub spostrzeżenia personalnie a nie profesjonalnie.

Plany na przyszłość

Zaplanujmy następny etap rozwoju pracownika oraz niezbędne szkolenia/coachingi pomocnicze w osiągnięciu przez niego celów. To sprawi, że pracownik poczuje się doceniony indywidualnym podejściem i uwagą, jaką skupia na nim przełożony i firma. Przygotujmy arkusz oceny, na podstawie którego odbędzie się ocena pracownika. Pamiętajmy, że wgląd do niej musi mieć również pracownik.

Metody i kryteria oceny

Oprócz samego przygotowania, które dla firmy jest kluczem do budowania zespołu, możemy wyróżnić następujące metody i kryteria oceny. Metody te stanowią jednak bardzo indywidualny element każdej organizacji :

  • Mapa kompetencji/profil kompetencyjny Ocena dotyczy poszczególnych obszarów kompetencyjnych niezbędnych przy danym stanowisku pracy tzw. profil kompetencyjny na danym stanowisku pracy. Informacje te powinny być zawarte w każdym opisie stanowiska.
  • Ranking i Statystyki Narzędzie pozwala uszeregować pracowników od najlepszego do najsłabszego. To narzędzie musi być połączone z metodami miękkimi oceny, inaczej ocena pracownika może nie być do końca miarodajna i w efekcie nie zmotywuje wszystkich pracowników do jeszcze lepszej pracy!
  • Ocena potencjału pracowniczego W oparciu o określone obszary kompetencyjne i subiektywną ocenę przełożonego, pracowników, otoczenia -np. metoda 360 stopni
  • Ocena wykonywanych czynności z zakresie obowiązków. Ocena poziomu realizacji zadań, wywiązywania się z powierzonych obowiązków.

Coaching i Monitoring pracy

Czyli wyniki procesu zmierzającego do doskonalenia poszczególnych pracowników w drodze regularnych spotkań, wspólnego znajdowania rozwiązań i motywowania podwładnych do wykonywania zmian w swoim zachowaniu. Informacje dotyczące cyklicznych coachingów pomagają nam zobaczyć jak szybko dany pracownik jest w stanie wprowadzać zmiany w sowim zachowaniu, w wykonywanych obowiązkach.

Ocena sytuacji krytycznych

To źródło informacji niezbędnych do planowania rozwoju pracownika w oparciu o jego postępowanie w sytuacjach krytycznych. Osobą oceniająca jest bezpośredni przełożony, który stale obserwuje pracownika i odnotowuje jego sukcesy i porażki, mocne i słabe strony. W ten sposób powstaje dokument oceniający sposób radzenia sobie pracownika z sytuacjami krytycznymi, trudnymi np. obsługa trudnego klienta, prowadzenie rozmów reklamacyjnych etc.

Ocena realizacji wyznaczonych celów

Daje możliwość kontroli, w jakim stopniu zostały osiągnięte założone cele, wcześniej określone z pracownikiem – zgodnie z zasadą SMART i zasadami firmy.

Promocja wewnętrzna – Assessment Center

Jeżeli firma prowadzi rekrutację wewnętrzną i promuje swoich ludzi na wyższe lub inne stanowiska pracy. Podczas oceny może odbywać się proces badania, czy dana osoba będzie w stanie dobrze pracować i osiągać pożądane efekty, mając nowy zakres obowiązków na danym stanowisku. Cechą charakterystyczną jest fakt, że ocenianych jest wielu uczestników pod kątem najważniejszych elementów zadań wykonywanych na preferowanym stanowisku pracy. Wyniki są rejestrowane i porównywane z umiejętnościami wymaganymi na danym stanowisku.

Porównywanie wyników

Podsumowanie oceny pracownika w podziale na wszystkie badane obszary, co daje nam obraz jak pracownicy czy dany pracownik wypada określa na tle całego zespołu. Wynik uzyskany może być później wykorzystywana do tworzenia grup projektowych, czy grup sprzedażowych. Wszystkie powyższe obszary powinny być opisane skalą punktową np.: od 1 do 5, gdzie 1 oznacza niewystarczający, a 5 znakomity. Skala powinna być nieparzysta i z małą rozpiętości liczbową, co ułatwi wystawienie przez przełożonych obiektywnej oceny. Wszystkie powyższe mierniki i kryteria oceny będą pozytywnie odbierane i zaakceptowane przez pracowników pod warunkiem, że będą obiektywne i staną się cykliczną procedurą. W wyniku oceny pracownika muszą zostać podjęte czynności, które będą miały na celu motywowanie grupy pracowników, wyróżnianie najlepszych i w konsekwencji realizację tych elementów, które jako firma/przełożeni musimy sami poprawić. Dlaczego zatem ocena pracownika jest niechętnie wykorzystywana przez przełożonych, skoro daje rzeczywisty obraz pracy całego zespołu, działów firmy? Zdarza się, że przełożeni mają negatywne nastawienie do tego narzędzia zarządzania i motywowania pracowników. Starają się oni unikać oceny, ponieważ przede wszystkim zabiera ona czas, czują się nieswojo oceniając innych, wolą unikać konfrontacji i nie czują swobody przy przeprowadzaniu tego procesu. Bardzo często nie wiedzą jak prowadzi się taką rozmowę, jak wypaść dobrze przed pracownikiem, jak się zachować, jak zmotywować pracownika. Co firmy powinny w takiej sytuacji zrobić? Przede wszystkim przeszkolić całą kadrę menedżerską. Pokazać cały proces oceny. Sesja szkoleniowa powinna dotyczyć budowania zespołu, umiejętności tworzenia konstruktywnych pochwał, korygowania niepożądanych zachowań, prowadzenia rozmów wyjaśniających, w tym także okresowej oceny pracy, szczególny nacisk powinien być kładziony na znaczenie i cel oceny pracy. Firmy powinny robić wszystko, żeby kadra kierownicza uświadomiła sobie, jakie mogą być konsekwencje jej odwlekania lub nie przeprowadzania. Pracownik czuje się wtedy zaniedbany i niedoceniony. Nikt nie zwraca uwagi, jak bardzo się stara lub jak w ogóle spadło jego zaangażowanie w wykonywaną pracę. Problemy pozostają nierozwiązane i narastają. Atmosfera w pracy pogarsza się. Pracownicy dzielą się na tych, którzy nadal efektywnie pracują i na tych, którzy już sobie odpuścili, mając ciepłą posadkę. Spada tym samym motywacja pracowników. Nieosiągane są założone cele i wzrasta nieuzasadniona rotacja pracowników. Podwyżki wynagrodzeń odwlekają się, a tym samym spada morale firmy. Drodzy przełożeni, pamiętajcie, że pomimo jeszcze braku przekonania do tego narzędzia, prowadźcie ocenę pracownika z sercem i zaangażowaniem kierując się zasadą: „Orły nie latają stadami, trzeba ich szukać pojedynczo”!!!

Ostatnie zapytania:

  • Auchan - arkusz bilansu zawodowego