Zarządzanie projektami UE – Project Cycle Management

Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej możliwe stało się pełne korzystanie z funduszy strukturalnych. Zarządzanie projektami finansowanymi z tych funduszy, wymaga by zaspokojone były cele programu w ramach, którego przyznawane są środki. Konieczne jest również zapewnienie minimum wsparcia kierownikowi projektu. Artykuł opisuje narzędzia z jakich może skorzystać kierownik projektu unijnego……..

Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej pojawiła się możliwość korzystania z funduszy unijnych. Środki są jednak przeważnie przeznaczone na realizację przedsięwzięć umożliwiających rozwój społeczny i gospodarczy Unii. Od tych przedsięwzięć oczekuje się osiągania unikalnych rezultatów, w dokładnie określonym czasie i za pomocą wcześniej zdefiniowanego budżetu. Specyfika projektów finansowanych z UE Projekt zgodnie z definicją UE jest „serią czynności zmierzających do osiągnięcia jasno określonych celów w zdefiniowanym okresie czasu i określonym budżecie”. Ta definicja nie różni się wiele od znanych z innych standardów zarządzania projektami. Jednak od projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów przez z góry zakładany okres. Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią podstawę do oceny skuteczności udzielanego wsparcia finansowego. Do porównywania osiągniętych i planowanych rezultatów stworzono specyficzną dla projektów unijnych metodę. Zarządzanie cyklem życia projektu (PCM) W 1992 roku Komisja Europejska zaadoptowała zestaw narzędzi do planowania i zarządzania projektami nazwany Zarządzaniem Cyklem Życia Projektu ( ang. Project Cycle Management – PCM). Termin Zarządzania Cyklem Życia Projektu był stosowany do opisywania czynności zarządzania i procedur podejmowania decyzji używanych w trakcie cyklu życia projektu (włączając kluczowe zadania, role, odpowiedzialności, kluczowe dokumenty i opcje decyzyjne). PCM jest zestawem (koncepcji, zadań lub technik):

  • koncepcji cyklu życia projektu,
  • analizy ineteresariuszy,
  • narzędzia planowania – „Macierzy Logicznej”,
  • kluczowych czynników jakościowych,
  • harmonogramów czynności i zasobów,
  • zestandaryzowanych, spójnych struktur kluczowych dokumentów projektowych.

Stosowanie PCM w trakcie realizacji projektu jest nazywane „zintegrowanym podejściem” do zarządzania cyklem życia projektu. Celem zastosowania tego zestawu było usprawnienie zarządzania projektami i programami współfinansowanymi z UE. Pierwszy podręcznik ukazał się w 2001 roku. Ostatnia edycja podręcznika opublikowana w 2004 ma na celu wspieranie dobrej praktyki zarządzania i skutecznego sposobu podejmowania decyzji w trakcie cyklu życia projektu. Zadaniem wytycznych jest promowanie spójności, oraz jasności podejścia, umożliwiając operacyjną elastyczność wymaganą od dynamicznych i zróżnicowanych zewnętrznych programów pomocowych.

Rys. 1. PCM – Zarządzanie Cyklem Życia Projektu Cykl życia projektu zgodny z PCM składa się z pięciu faz (Rys.1):

  1. Programowania – uzgodnienia pomiędzy Unią Europejską, a krajami Dokumentu Strategii Krajowej,
  2. Identyfikacji – identyfikowania projektów zgodnych ze strategią,
  3. Formułowania – potwierdzenia wykonalności projektów i przygotowania planów projektów,
  4. Wdrożenia – dostarczania rezultatów i osiągania celów poprzez zarządzanie dostępnymi zasobami, oraz monitorowanie i raportowanie postępów,
  5. Oceny i audytu – oceniania czynności, będących odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla użytkowników o ocenianej czynności.

Zgodnie z tym cyklem życia kierownik projektu, tylko w trzech na sześć faz ma wpływ na losy projektu. Dlatego dużego znaczenia nabierają narzędzia służące do planowania i realizacji projektu. W metodzie CPM stosuje się następujące narzędzia:

  • Metodę Macierzy Logicznej – LFA (Logical Framework Approach),
  • Ocenę Zdolności instytucjonalnych/organizacyjnych,
  • Monitorowanie i raportowanie,
  • Umożliwianie pracy grupowej poprzez szkolenia/warsztaty,
  • Przygotowanie Warunków Odniesienia.

Kluczowe znaczenie ma jednak Metoda Macierzy Logicznej (Logical Frame Approach). Metoda została stworzona w późnych latach 60-tych ubiegłego stulecia w celu wspierania amerykańskiej US Agency of International Development w systemie planowania i oceny projektów. Jej użycie jest wymagane przez Komisję Europejską od roku 1993 jako część systemu Zarządzania Cyklem Projektu. Metoda Macierzy Logicznej. Metoda Macierzy Logicznej jest procesem analitycznym i zestawem narzędzi wspierającym planowanie i zarządzanie. Metoda Macierzy Logicznej znajduje zastosowanie w 4 z 5 etapów cyklu życia projektu PCM:

  1. Jest stosowana do analizy obecnej sytuacji, określania adekwatności proponowanych projektów i określania prawdopodobnych celów i strategii na etapie identyfikacji;
  2. wspiera przygotowanie odpowiedniego planu projektu za pomocą jasnych celów, mierzalnych rezultatów, strategii zarządzania ryzykiem i określonych poziomów odpowiedzialności zarządczych na etapie formułowania;
  3. dostarcza kluczowego narzędzia zarządczego do wspierania zarządzania kontraktami, planowania pracy operacyjnej i monitorowania na etapie wdrożenia,
  4. daje podsumowanie tego co było planowane (cele, wskaźniki i kluczowe założenia) i dostarcza podstawy do oceny działań, oraz wpływu na etapie oceny i audytu.

Macierz Logiczna Rezultatem stosowania Metody Macierzy Logicznej jest Macierz Logiczna. (Rys.2). Macierz pozwala pokazać cele projektu/programu w systematyczny i logiczny sposób. Dzięki temu daje możliwość zobaczenia relacji przyczynowo-skutkowej pomiędzy różnymi poziomami celów. Pokazuje również jak sprawdzać czy te cele zostały osiągnięte.

Tworzenie Macierzy Logicznej składa się z dwóch etapów:

  • Analizy,
  • Planowania.

Etapy tworzenia Macierzy Logicznej. Macierz Logiczna – Etap Analizy Na etapie analizy jednym z kluczowych zagadnień jest analiza interesariuszy. Interesariuszami są „osoby, grupy ludzi, instytucje lub firmy, które mogą być zainteresowane sukcesem lub porażką projektu (zarówno jako wdrażający, beneficjenci lub przeciwnicy).” Rozróżnia się następujące typy interesariuszy:

  1. Interesariusze: Osoby lub instytucje, które mogą bezpośrednio lub niebezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie – wpływać lub być pod wpływem projektu lub programu,
  2. Beneficjenci: Ci, którzy skorzystają w jakikolwiek sposób z wdrożenia projektu, których można podzielić na:
    • Grupę docelową: Grupę/jednostki, które będą pod bezpośrednim wpływem projektu na poziomie Celu Projektu.
    • Beneficjentów końcowych: Tych, którzy skorzystają z projektu w długim okresie na poziomie społeczeństwa lub sektora,
  3. Partnerzy projektu: Ci, którzy wdrażają projekty (są także interesariuszami i mogą być grupą docelową).

Dzięki wykorzystaniu szeregu narzędzi takich jak macierz analizy interesariuszy, analiza SWOT, wykresy Venn”a, oraz wykresy radarowe można dobrze zilustrować główne interesy wpływających lub będących pod wpływem projektu osób. Analiza problemu. Ma na celu zidentyfikowanie negatywnych aspektów obecnej sytuacji i określenie relacji przyczynowo-skutkowych pomiędzy zidentyfikowanymi problemami. Jako rezultat określenia zakresu badania, zdefiniowania ważniejszych problemów z jakimi spotykają się beneficjenci lub grupy docelowe powstaje Drzewo Problemów. Drzewo Problemów jest strukturą w, której skutki problemu znajdują się na górze, a ich przyczyny poniżej. Dzięki takiemu przedstawieniu możliwe staje się zidentyfikowanie wąskich gardeł, które wymagają szybkiego usprawnienia. Analiza celu. Składa się z trzech kroków:

  1. opisania sytuacji w przyszłości po naprawieniu problemów,
  2. zweryfikowania hierarchii celów,
  3. przedstawienia relacji pomiędzy środkami a rezultatami na wykresie.

Zdefiniowane w analizie problemu negatywne sytuacje z Drzewa Problemów są w tym kroku przekształcane w pozytywne osiągnięcia. Analiza strategii Polega na określeniu sposobu i zakresu prac projektu, który rozwiąże zidentyfikowane wcześniej problemy. Wybrana strategia stworzy pierwszą kolumnę Macierzy Logicznej identyfikującą Ogólny Cel, Cel i potencjalne rezultaty. Macierz Logiczna – Etap Planowania Zebrane na poprzednim etapie dane umożliwiają stworzenie Macierzy Logicznej. Macierz dostarcza podsumowania etapu planowania projektu. Macierz Logiczna zawiera zazwyczaj Cel Ogólny, Cele i Rezultaty. Czynności, które mają zostać zrealizowane opisuje się w oddzielnym dokumencie łącząc je z planowanymi rezultatami. Koszty i środki służące do realizacji projektu powinny znaleźć się również w oddzielnym dokumencie(Rys. 4).. Sposób tworzenia Macierzy Logicznej.

  Opis projektu Wskaźniki Źródło weryfikacji Założenia
Cel ogólny: Szeroki wpływ na rozwój do którego przyczynia się projekt – na poziomie krajowym lub sektorowym (pokazuje powiązanie z politykami lub/i tłem programu sektorowego)

Mierzy w jakim rozmiarze projekt przyczyni się do celu ogólnego. Jest stosowany podczas oceny. Chociaż czasami nie jest odpowiednie, żeby sam projekt sprawdzał i zbierał tą informację.

Źródła weryfikacji informacji imetod stosowanych do zbierania i raportowania jej (uwzględniając: kto, kiedy, jak często)  
Cel: Rezultat rozwoju na koniec projektu – bardziej szczegółowe oczekiwanie korzyści grup/y docelowej Pomaga odpowiedzieć na pytanie:”Skąd będziemy wiedzieli, że cel został osiągnięty”? Powinien uwzględniaćodpowiednie szczegóły ilościowe, jakościowe i harmonogramu. Źródła informacji i metodstosowanych do zbierania, raportowania jej (uwzględniając: kto, kiedy, jak często)

 

Założenia (czynniki poza kontrolą kierownictwa projektu), które mogą wpływać na relację: powód – cel.
Rezultaty: Bezpośrednie/fizyczne rezultaty(produkty i usługi), które projekt dostarcza, i które w większości są pod kontrolą kierownictwa projektu Pomaga odpowiedzieć na pytanie: „Skąd będziemy wiedzieli, czy rezultaty zostały dostarczone?” Powinno zawierać odpowiednie szczegóły w wymiarze jakościowym, ilościowym i harmonogramu Źródła informacji i metod stosowanych do zbierania, raportowania jej (uwzględniając: kto, kiedy, jak często) Założenia (czynniki poza kontrolą kierownictwa projektu), które mogą wpływać na relację: powód – cel.
Czynności Zadania (program prac), które trzeba zrealizować, by dostarczyć planowane rezultaty.

(opcjonalnie w samej macierzy)

czasami podsumowanie zasobów/środków jest umieszczone w tej komórce. czasami podsumowanie kosztów/budżetu jest umieszczone w tej komórce  

Zalecany jest następujący sposób wypełniania macierzy:

  • Opis projektu od góry do dołu – pierwsza kolumna macierzy nazywana Logiką Interwencji pokazuje logiczne powiązanie pomiędzy środkami, a rezultatem,
  • Założenia od dołu do góry – czwarta kolumna macierzy opisuje zewnętrzne czynniki, które mogą wpływać lub decydować o sukcesie projektu, a pozostają poza kontrolą kierownika projektu,
  • Wskaźniki i Źródła weryfikacji dla Celu ogólnego, Celu, oraz Rezultatu od lewej do prawej – druga kolumna macierzy definiuje Obiektywnie Mierzalne Wskaźniki, oraz źródło w, którym można potwierdzić czy wskaźniki zostały dobrze zmierzone.

Dopiero na podstawie sporządzonej Macierzy Logicznej tworzy się harmonogramy działań i zasobów. Harmonogram czynności. Jest sposobem analizowania i graficznego prezentowania czynności projektu. Harmonogram czynności powinien być ściśle powiązany z dostarczanymi rezultatami projektu, harmonogramem zasobów i budżetem. Następnie tworzony jest Harmonogram zasobów i budżet. Po określeniu czynności do każdej z nich określane są zasoby konieczne do ich realizacji. Każdy z zasobów jest przydzielany do odpowiedniej kategorii kosztowej. Na tej podstawie określa się budżet całego projektu. Metoda Macierzy Logicznej jest wykorzystywana nie tylko do planowania projektu, ale w całym cyklu życia projektu:

  1. Na etapie Formułowania służy do planowania i uzasadnienia realizacji projektu, oraz do określenia potrzeb finansowych w trakcie realizacji.
  2. Na etapie Wdrożenia dostarcza podstaw do zarządzania kontraktami, umożliwia szczegółowe planowanie, daje odniesienie do monitorowania i oceny, jest bazą do tworzenia planu zarządzania ryzykiem, oraz jest punktem odniesienia do przygotowania raportów z postępu.
  3. Podczas etapu Oceny i Audytu Macierz Logiczna dostarcza podstaw do oceny, oraz zapewnia strukturę dla przygotowania Warunków Odniesienia badań oceniających i audytów rezultatów.

Pozostałe narzędzia. Kolejnym stosowanym narzędziem jest Ocena Zdolności Instytucjonalnych. Narzędzie to pozwala na ocenę czy organizacja jest w stanie zrealizować stawiane przed projektem cele, zaprojektować odpowiednie działania projektu i wspierać zmiany w organizacji. Następnym narzędziem jest Monitorowanie, Przeglądy i Raportowanie. Polega ono na zbieraniu, analizowaniu, dystrybucji i używaniu informacji na temat fizycznego i finansowego postępu prac, oraz realizacji zakładanych celów. Monitorowanie opiera się na koncepcji Metody Macierzy Logicznej, oraz Planie Zarządzania Ryzykiem. Udział i umożliwianie. Pozwala nie tylko na przekazanie środków przez projekty unijne, ale również na wykształcenie odpowiednich umiejętności u uczestników i realizatorów projektów. Dlatego też dużego znaczenia przybiera transfer umiejętności przeprowadzany za pomocą szkoleń i warsztatów. Ostatnim narzędziem stosowanym w metodzie Project Cycle Management jest przygotowywanie Warunków Odniesienia (Terms of Reference). Warunki te przygotowywane są dla wykonawców prac w projekcie. Są dokumentem kontraktowym na podstawie, którego ocenia się pracę konsultantów, wykonawców, oraz interesariuszy. PCM, a inne standardy. Metoda Project Cycle Management główny nacisk kładzie na zapewnienie, że projekt spełni oczekiwania finansującego. Zestawienie narzędzi pokazuje, że metoda najlepiej wyposaża kierownika projektu na etapie inicjacji i planowania projektu. Słabiej wspiera go na etapie realizacji. Wytyczne PCM sugerują, by nie stosować jej jednak zamiast doświadczenia zawodowego, oraz własnej inicjatywy, lecz powinna być stosowana jako odniesienie i źródło. Literatura:

  1. Tomasz Nędzi, Bartłomiej Cegłowski; „Pozyskiwanie kapitału. Podstawowe formy i możliwości zdobycia kapitału”; Helion S.A.;2005.
  2. EuropeAid Co-operation Office; „Manual Project Cycle Management”; March 2001.
  3. EuropeAid Co-operation Office; „Project Cycle Management Guidelines”; March 2004.

Ostatnie zapytania:

  • zarządzanie projektami wspolfinansowanymi z funduszy unijnych
  • project cycle management
  • projekt unijny definicja
  • project cycle management wikipedia
  • projekt ue definicja
  • specyfika finansowania projektów unii europejskiej
  • specyfika finansowania projektow z ue
  • specyfika projektow wspolfinansowanych ze srodkow ue
  • zarządzanie projektami ue główne definicje
  • zarzadzanie projektami unii europejs definicja
Przeczytaj poprzedni wpis:
Plan marketingowy

Podstawą dobrego planu marketingowego jest klasyczna lub nowoczesna zasada marketing-mix. „Skuteczność działań marketingowych jest uwarunkowana nie tylko wyraźnym zdefiniowaniem rynku docelowego, lecz również doborem instrumentów, przy pomocy których przedsiębiorstwo działa...

Zamknij