Nawet 50 lat trzeba przechowywać papiery ubezpieczeniowe

Jeśli pracodawca rozlicza się z ZUS za pomocą programu Płatnik, to powinien przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych. I to nawet kilka lat. Czas ich gromadzenia wynosi 5 lub 10 lat i zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów ubezpieczeniowych wynika jednak, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym terminie ich gromadzenia. Dlatego namawia płatników, aby trzymali je jak najdłużej. Zasadniczo płatnik, który zgłasza osobę do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych albo tylko do zdrowotnego, musi przechowywać dokumenty zgłoszeniowe przez 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy muszą elektronicznie zgłaszać osoby do ubezpieczeń, oprócz przechowywania zgłoszeń na nośnikach elektronicznych powinni też sporządzić formularze w formie pisemnej. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłoszonych do ubezpieczeń także przechowują 5 lat. Przedsiębiorca rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za zatrudnione osoby ma przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących. 10-letni okres przechowywania rozliczeń dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie jak i papierowo. Płatnik składek powinien gromadzić też przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, jak długo ma je przechowywać. Można uznać, że nie powinien ich niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Banki również przechowują dokumenty płatnicze 5 lat. ZUS wskazuje, że w interesie samego płatnika jest, aby gromadził dowody opłacania składek przez taki sam okres, jaki dotyczy dokumentów rozliczeniowych, czyli 10 lat. Termin ten związany jest z 10-letnim okresem przedawnienia dochodzenia należności z tytułu składek. Jeszcze inne terminy przechowywania dokumentów związanych z opłacaniem składek zawiera ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika. Natomiast od osoby opłacającej składki za siebie ZUS może żądać, aby przedstawiła dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokość podstawy ich wymiaru po 31 grudnia 1998 r. Z przepisu nie wynika jednak, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem. ZUS radzi więc, aby wszyscy płatnicy przechowywali dowody opłacania składek oraz kopie dokumentów ubezpieczeniowych przez 50 lat. Mimo że płatnicy powinni przechowywać dokumenty zgłoszeniowe 5 lat, a rozliczeniowe 10 lat, to ZUS sugeruje, aby ci, którzy opłacają składki za siebie, przechowywali dokumentację ubezpieczeniową nie krócej niż 10 lat. To samo dotyczy bankowych dokumentów płatniczych. ZUS przypomina, że papiery te mogą się przydać w razie sporu między nim a płatnikiem składek.

Ostatnie zapytania:

  • czy banki przechowuja papierowe archiwa
  • jak dlugo zus przechowuje dokumenty skladki na ubezpieczenie spoleczne
Więcej w dokumenty ubezpieczeniowe, ubezpieczenie społeczne
Nienależnie pobrane świadczenia zawsze trzeba zwrócić

Ubezpieczeni nie zawsze mają świadomość tego, że jeżeli pobierali świadczenie nienależne, to muszą je zwrócić wraz z odsetkami. O obowiązku zwrotu nienależnie pobranego świadczenia orzeka w formie decyzji właściwy oddział...

Zamknij