Digitalizacja oznacza wygodę zarządzania

Prawo nakłada wymóg prowadzenia archiwum firmowego. Przepisy prawne przewidują różne okresy oraz formy przechowywania danych. Zdigitalizowane archiwum to narzędzie wygodne, ułatwiające dotarcie do firmowych danych i usprawniające zarządzanie dokumentami. Dokumenty, które należy archiwizować zostały ujęte w ustawie. Zalicza się do nich m.in. księgi rachunkowe, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, listy płac, karty wynagrodzeń itd. Coraz większa wagę mają też elektroniczne pisma, do których archiwizowania najczęściej używa się tradycyjnego Outlooka. Ilość dokumentów, które należy archiwizować jest bardzo często ogromna. Niekiedy wersje elektroniczne dokumentów nie mogą zastąpić papierowych. Jednak o zaletach digitalizacji decydują inne jej cechy. Chcąc podejmować ważne decyzje, warto uporządkować dokumenty. Porządkowanie akt można dokonać na poziomie dokumentu, teczki, segregatora czy paczki z dokumentacją (uzależnione jest to od częstotliwości sięgnięć do oryginałów dokumentów). Dużym ułatwieniem dostępu do informacji zawartej w dokumencie jest skanowanie akt i odpowiednie ich indeksowanie. Natomiast OCR (ang. Optical Charakter Recognition) pozwala na przetworzenie obrazu np. mapy bitowej lub obrazu ze skanera na tekst. Stworzenie cyfrowego archiwum wymaga bazy oraz przygotowań. Na początek firma powinna sprecyzować swoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa przechowywania danych oraz ustalić wytyczne, na których będzie opierać się polityka bezpieczeństwa. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, to: priorytet poszczególnych danych, ich krytyczność dla prawidłowego funkcjonowania firmy i maksymalny czas dostępu do nich. Na podstawie takich informacji ustala się częstotliwość wykonywania kopii zapasowych, rodzaj nośnika oraz czas, przez który takie dane będą przechowywane.

Więcej w archiwizacja dokumentów, digitalizacja
RZECZYWISTOŚĆ CYFROWA W ARCHIWIZACJI

Konsultacje programowe i prowadzenie obrad: Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych Program: 10:00 Wykład Czy nadchodzi nowa era w archiwizacji dokumentów elektronicznych? – długoterminowe przechowywanie na przykładzie Electronic Record Archive...

Zamknij