E-dokumenty dają wiele korzyści

Główną korzyścią ze stosowania systemów elektronicznych do obsługi dokumentacji jest możliwość sprawnego zapanowania nad chaosem informacji. Obecnie w biznesie można zauważyć modę na outsourcing, tzn. wydzielanie i kupowanie na zewnątrz usług, które są konieczne do działania przedsiębiorstwa. Podobna sytuacja panuje w dziedzinie archiwizacji i obiegu dokumentów. Dzisiejsza technologia daje spore możliwości w zakresie gwarancji poufności i bezpieczeństwa danych. – Powierzenie dokumentów firmie zewnętrznej powinno nastąpić w dwu przypadkach: gdy firmie dokumenty nie są potrzebne do działalności operacyjnej, a wymogi prawa nakładają na nią konieczność przechowywania dokumentów. I gdy zarządzanie istotnymi dokumentami, nie spełnia celów postawionych przed firmą, a pomoc zewnętrznego partnera może to w szybki sposób zmienić – wylicza Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc. Zdaniem praktyków, korzyści z outsourcingu w zakresie zarządzania dokumentacją są rozliczne. Przede wszystkim decyzja o wydzieleniu czynności na zewnątrz pozwala na natychmiastowy dostęp do usługi. – Prace rozpoczynają się średnio dwa tygodnie po podpisaniu kontraktu. Samodzielne wdrożenie takiego rozwiązania zajęłoby przynajmniej kwartał. Ponadto zewnętrzne firmy nie tylko dysponują nowoczesnymi technologiami, ale też wiedzą, jakie technologie są najbardziej odpowiednie dla ich usługobiorców. Rzadko którą firmę byłoby stać na regularne wdrażanie i unowocześnienie rozwiązań do zarządzania dokumentami. Kolejna korzyść wynikająca z oddania firmowej dokumentacji pod opiekę wyspecjalizowanej firmy to oszczędności kosztowe. Usługodawcy dysponują szeroką paletą narzędzi podnoszących bezpieczeństwo danych. W zależności od potrzeb klienta mogą zastosować najprostsze zabezpieczenia w postaci urządzeń ograniczających ryzyko wycieku informacji przy druku, jak również zaawansowane systemy, które rejestrują i monitorują działanie wszystkich zainstalowanych w firmie drukarek i kopiarek. Te drugie umożliwiają firmie przekazywanie określonym pracownikom uprawnień do wykonywania druków i kopii, a także do odbioru dokumentów po uprzednim użyciu kart zbliżeniowych. Z kolei systemy work-flow pozwalają na monitorowanie każdego etapu funkcjonowania dokumentu – od jego powstania do zniszczenia, umożliwiają szyfrowanie danych, użycie tzw. infrastruktury kluczy prywatnych i publicznych oraz centralnej autoryzacji, która zapewnia rejestrowanie każdego etapu obiegu dokumentów.

Więcej w archiwizacja danych, outsourcing
O krok dalej

Polskie przedsiębiorstwa coraz intensywniej wykorzystują potencjał płynący z outsourcingu. Po outsourcingu infrastruktury IT firmy zaczynają zastanawiać się nad outsourcingiem obsługi procesów biznesowych (Business Process Outsourcing), a nawet aplikacji krytycznych. Mówi...

Zamknij