Od zaangażowania do sukcesu

Naturalnym elementem pracy każdego menedżera są projekty. Choć wiele osób podchodzi do nich intuicyjnie, wiedza o zarządzaniu projektami okazuje się niezwykle przydatna. W uniknięciu wielu niepotrzebnych błędów pomoże z pewnością stosowanie następujących zasad: 1. Dobre zaplanowanie projektu. Wstępna ocena szans musi mieć miejsce już w fazie pojawiania się pomysłu. Przy planowaniu istotne są następujące elementy: – przygotowanie oceny biznesowej, – ocena możliwości wdrożenia – opracowanie szczegółowych informacji związanych z wdrożeniem projektu w życie. To na tym etapie odbywa się największa praca zespołowa, – przetestowanie finalnego rozwiązania – sprawdzenie w praktyce założeń biznesowych, przede wszystkim poprzez testy dopuszczające: ich wyniki są wskazówką, co należy jeszcze poprawić, 2. Stworzenie kultury korporacyjnej. Ważne jest stworzenie kultury otwartej na zmiany, wspierającej innowacje. 3. „Sprzedaż” projektu w organizacji. Sukces projektu zależy w dużej mierze właśnie od umiejętności „sprzedania” jego założeń. W celu przekonania odpowiedzialnych za poszczególne procesy biznesowe, że dany projekt przynosi im korzyści, warto przekonać do swoich racji osoby, które kształtują świadomość w firmie. Nieformalne rozmowy z takimi autorytetami mogą przynieść o wiele lepsze efekty, niż najlepsze nawet prezentacje. 4. Wybór lidera. Lider powinien być osobą kompetentną, jasno komunikującą swoje oczekiwania i obdarzoną dużą inteligencją emocjonalną. Jego najistotniejszym zadaniem jest pozyskanie do wykonania projektu najlepszych pracowników. 5. Budowa zespołu. Do realizacji projektów, w związku z ich interdyscyplinarnym charakterem, angażowani są ludzie reprezentujący różne piony w organizacji. Warto zadbać o odpowiedni dobór charakterologiczny – to jedno z zadań lidera. 6. Przekonanie ludzi. Ludzie, ich nastawienie i motywacja, są najważniejsi w projekcie. Budowanie zaangażowania rozpoczyna się od pokazania celów oraz korzyści dla firmy, jej pracowników i klientów. Aby przekonać ludzi do uczestnictwa w projekcie, warto pokazać możliwość szybszego rozwoju kariery, podnoszenia kwalifikacji, a nawet awansu. Kwestia dodatkowej zapłaty za udział w projekcie jest zawsze kontrowersyjna. Nie ma takiej potrzeby wówczas, gdy projekt wykonywany jest w czasie operacyjnym pracy. Gdy jednak uczestniczący w projekcie wychodzą poza postawione im zadania, a sam projekt kończy się sukcesem, warto ich wynagrodzić w dodatkowy sposób. Choć forma finansowa będzie najbardziej wymierna, wyróżnienie na forum publicznym może spełnić nie mniejszą rolę. 7. Dbałość o zasoby. W przygotowywaniu projektu nie można zapominać o sprawach czysto organizacyjnych. Trzeba również zapewnić odpowiedni budżet i zagwarantować warunki pracy. Istotne są także szkolenia i coaching. 8. Zdobycie sponsora. Powinna nim być osoba wysoko postawiona w firmie, najlepiej z zarządu. Jego rola jest niezwykle istotna, sponsor pomaga bowiem w zabezpieczeniu zasobów, kwestiach dyskusyjnych, uczestniczy w procesie zarządzania projektem, wspiera komunikację i motywację. 9. Komunikowanie każdego kroku. Oficjalna komunikacja wychodzi od sponsora, szczegóły przekazuje zespołowi lider. Wymiana informacji między nimi odbywa się na bieżąco. Najbardziej efektywną metodą wydają się telekonferencje, gdyż może w nich na raz uczestniczyć wiele osób. Spotkania całego zespołu są natomiast konieczne dla podsumowania istotnych etapów projektu. 10. Określenie kryteriów sukcesu i jego miary. Świadomość tego, jaki ma być efekt końcowy projektu, pozwala na ustalenie szczegółowych celów i adekwatnych mierników. Prowadzącego projekt rozlicza się w trzech obszarach: jakości efektu, terminowości i budżetu. W dwóch ostatnich ustanowione cele i mierniki są bardzo precyzyjne, w przypadku jakości efektu – mogą być różne. W ramach oceny powdrożeniowej można sprawdzić, czy projekt odniósł sukces. Badanie to będzie rozbite na co najmniej dwa etapy. Pierwszy ma miejsce zaraz po wdrożeniu i trwa ok. miesiąca. Drugi zajmuje w przybliżeniu sześć miesięcy. Ocena powdrożeniowa jest prowadzona poprzez analizy operacyjne w firmie. Można ją również poszerzyć np. o badania marketingowe prowadzone przez firmę zewnętrzną.

Przeczytaj poprzedni wpis:
Praca przy komputerze

Pracodawca ma obowiązek zorganizować stanowisko pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne warunki dotyczące monitora, klawiatury, stołu, siedziska, oprogramowania i wilgotności powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych do...

Zamknij