Dokumenty w obiegu

Zastępowanie dokumentów drukowanych elektronicznymi odpowiednikami determinowane jest kilkoma czynnikami. Wśród korzyści, które są związane z elektronicznym gromadzeniem dokumentów najczęściej wymienia się zwiększenie dostępności dokumentów, przyspieszenie ich przetwarzania oraz ograniczenie kosztów. Zarządzanie dokumentami jest pojęciem niezwykle pojemnym. Obejmuje ono proste archiwizowanie dokumentów papierowych w formie elektronicznej, budowę repozytorium z funkcjami wyszukiwania, kategoryzowanie, czy wersjonowanie dokumentów. Typowe systemy zarządzania dokumentami dostarczają podstawowych funkcji takich jak: składowanie, indeksowanie, kategoryzowanie, i wyszukiwanie dokumentów. Istnieją również bardziej złożone systemy, które organizują pracę (workflow) oraz dokonują analizy i zarządzają procesami biznesowymi(BPM). Technologiczna i funkcjonalna rozpiętość oferowanych rozwiązań jest bardzo szeroka. Wybór rozwiązań zależy w dużej mierze od wielkości firmy i profilu jej działalności. W niewielkiej firmie, wystarczający będzie zestaw obejmujący skaner, pakiet skanujący, bazy danych oraz interfejs. Dopiero w miarę wzrostu wymagań środowiska może pojawić się potrzeba zastosowania bardziej skomplikowanej infrastruktury- serwera czy nośników, lub oprogramowania w postaci odpowiedniego repozytorium. Do niedawna systemy archiwizacji e-maili nie uwzględniały faktu, że ten sposób komunikowania się jest również sposobem formalnej komunikacji służbowej. Duże znaczenie na zmianę podejścia do znaczenia poczty elektronicznej wprowadziła sprawa Enronu, która uświadomiła szerszej rzeszy odbiorców wagę dowodów elektronicznych. Obecnie zarządzanie e-mailami staje się ważnym elementem zarządzania dokumentami. Do aplikacji dołączony jest filtr klasyfikujący przesyłki na podstawie treści. Listy są kierowane następnie do repozytorium dokumentów, gdzie są poddawane kolejnej klasyfikacji do rekordów systemowych oraz firmowych. Archiwa poczty elektronicznej są dostępne jedynie uprawnionym osobom, co w połączeniu z fizycznym zabezpieczeniem danych na zewnętrznych nośnikach, chroni dokumenty przed skasowaniem czy modyfikacją. W Polsce rosnącą popularnością cieszą się mniej skomplikowane systemy automatycznej obsługi faktur przychodzących. Charakteryzują się one dobrym przelicznikiem kosztów wdrożenia do osiąganych korzyści biznesowych. Firmy używające tego typu systemu mogą być pewne, że nie „zgubią”płatności lub nie „zapomną” o nich. Coraz bardziej popularnym sposobem radzenia sobie z archiwizacją dokumentów, jest powierzenie jej prowadzenia firmom zewnętrznym. Na outsourcing zarządzania dokumentami zdecydowała się Telekomunikacja Polska. Powierzyła ona pieczę nad swoimi dokumentami firmie Archiwa Śląskie. W Katowicach została stworzona specjalna kancelaria dokumentów. Dokumenty są tam sortowane, oznaczane oraz skanowane, a następnie umieszczane w elektronicznym repozytorium. System archiwalny jest włączony do sieci korporacyjnej i nie jest dostępny klientom. Oszczędności TP związane z wprowadzeniem elektronicznej archiwizacji dokumentów liczone są w milionach złotych. Wynikają one ze spadku kosztów administracyjnych, osobowych związanych z obsługą dokumentów (rejestracja w CRM, sortowanie, skanowanie) oraz z braku potrzeby wynajmu powierzchni magazynowej na archiwum dokumentów. Największym problemem z zastosowaniem systemu zarządzania dokumentami jest jego implementacja. Nawyki pracy z tradycyjnymi dokumentami są bardzo silnie zakorzenione w mentalności pracowników, którzy nie przychylnym okiem patrzą na nowe sposoby ich zarządzania. Boją się przede wszystkim redukcji etatów, więc mogą znajdować różne preteksty, by nie pracować z systemem. Obok przełamania barier natury psychologicznej ważne jest, aby zakupić system dostosowany do naszych potrzeb, nie tylko obecnych, lecz również przyszłych. Koszty wdrożenia nieskomplikowanego systemu obiegu dokumentów dla firmy liczącej 100 użytkowników to wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Więcej w outsourcing, technologie
Wygodna pamięć na wynos

Przenośna pamięć flasz łączem USB, czyli pendrive zwany czasem flaszką jest coraz bardziej popularny. Do jego zalet można zaliczyć wygodę użytkowania, niewielkie rozmiary w stosunku do znacznej pojemności (do 8GB),...

Zamknij