Pracodawca poleca godziny nadliczbowe!

Pisemne polecenia pracy nadliczbowej ułatwiają pracodawcy sprawną kontrolę limitu przepracowanych godzin nadliczbowych przez poszczególnych pracowników. Wyjaśniamy jak prawidłowo przygotować takie polecenie oraz jak zabezpieczyć się przed nieuzasadnionymi roszczeniami pracowników.

Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych może zostać wydane najpóźniej w dniu, w którym ma nastąpić praca nadliczbowa. Przy prowadzeniu działalności gospodarczej często zdarza się, że z godziny na godzinę pojawiają się nowe zlecenia, które wymagają od pracownika dodatkowego nakładu pracy. Jeżeli jednak pracodawca ma możliwość polecenia dodatkowej pracy z wyprzedzeniem, nawet kilkudniowym, to powinien wręczyć je pracownikowi wcześniej. Trzeba jednak pamiętać o jednej ważnej zasadzie – praca nadliczbowa nie może być planowana! Jeżeli pracodawca ją zaplanuje, będzie to stanowiło wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które jest zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 5 kp). Nie wolno wydawać poleceń pracy w godzinach nadliczbowych już na etapie planowania czasu pracy na kolejny okres rozliczeniowy. W takim przypadku trudno będzie uzasadnić inspektorowi pracy, że chodzi tutaj o pracę nadliczbową w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Za takie postępowanie grozi wam kara grzywny.

W poleceniu pracy w godzinach nadliczbowych trzeba wpisać imię i nazwisko pracownika, którego to polecenie dotyczy. Przepisy nie zabraniają, aby jedno pismo polecające pracę po godzinach zostało skierowane jednocześnie do kilku osób.

Przykład:
Pracownicy działu księgowości będą musieli w poniedziałek zostać w pracy po godzinach. Powodem jest wtorkowa narada zarządu spółki dotycząca przyszłych inwestycji i rozwoju firmy. Księgowość musi przygotować obszerne informacje na tę naradę. Poszczególne księgowe zajmują się rozliczeniami różnych działów firmy i w związku z tym wszystkie muszą pracować w godzinach nadliczbowych w poniedziałek.
Zamiast wystawiać 5 czy 10 poleceń pracy w godzinach nadliczbowych, wystarczy jedno skierowanie do działu księgowości. Można w nim wpisać nazwiska wszystkich pracowników, których polecenie ma dotyczyć.

Pracę w godzinach nadliczbowych można polecać pracownikom tylko w przypadkach określonych w art. 151 § 1 kp, gdy:

  • w zakładzie pracy doszło do awarii i istnieje konieczność jej usunięcia przez pracownika,
  • istnieje konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska,
  • po stronie pracodawcy wystąpiły szczególne potrzeby, z którymi nierozerwalnie wiąże się konieczność dodatkowej pracy.

Pamiętać należy, że „szczególne potrzeby pracodawcy”, które umożliwiają polecenie pracy nadliczbowej, nie mogą być związane z normalnym funkcjonowaniem firmy. Muszą mieć związek z jakąś wyjątkową (niezwyczajną) sytuacją.

Przykład:
Z pracy odeszło 5 kierowców, gdyż otrzymali korzystniejsze oferty od konkurencji. Ze względu na możliwość zmniejszenia kosztów pracy pracodawca nie zatrudnił nowych osób na te stanowiska. Pozostałym zatrudnionym kierowcom pracodawca przez okres kilku kolejnych miesięcy polecał w każdym tygodniu po kilka nadgodzin.
Taka sytuacja związana jest ze złą organizacją pracy w firmie. Trudno uznać to za szczególne potrzeby pracodawcy, które uzasadniają polecenie pracy w godzinach nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych w razie szczególnych potrzeb pracodawcy jest niedopuszczalna wobec pracowników zatrudnionych na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (art. 151 § 2 kp).

Nie masz obowiązku podawać przyczyn pracy w nadgodzinach w pisemnym polecaniu nadgodzin. Pracodawca może jednak podać te powody. Ułatwi mu to później prowadzenie ewentualnego sporu z pracownikiem, czy to w razie kontroli inspektora pracy, czy też przed sądem pracy. Wpisując przyczynę polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, kontroluje się liczbę godzin nadliczbowych, jaką dany pracownik może przepracować w ciągu roku kalendarzowego. Roczny limit godzin nadliczbowych, o którym mowa w art. 151 § 3 kp, dla poszczególnego pracownika występuje w przypadku pracy nadliczbowej wyłącznie w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.

Warto przypomnieć, że roczny limit 150 godzin może być podwyższony nawet do 416 godzin w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli firma nie ma takich aktów, to podwyższenia dokonuje się w treści umów o pracę, zawieranych z poszczególnymi pracownikami. Limit maksymalny 416 godzin wynika z pomnożenia 8 godzin nadliczbowych, które mogą przypadać na tydzień okresu rozliczeniowego, i 52 tygodni występujących w roku kalendarzowym (art. 151 § 4 w zw. Z art. 131 § 1 kp).

Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych można wydać z pewnym wyprzedzeniem. Pamiętać należy jednak o tym, że pracy w godzinach nadliczbowych nie można planować. W poleceniu powinno się wskazać konkretną datę, kiedy praca nadliczbowa ma nastąpić. Umożliwi to pracownikowi odpowiednie zaplanowanie sobie czasu wolnego od pracy, np. zapewnienie opieki nad dzieckiem. Jeśli jest to możliwe do przewidzenia, w poleceniu można określić także liczbę przewidywanych godzin pracy nadliczbowej. Ułatwi to działowi kadr rozliczenie czasu pracy oraz jego prawidłowe ewidencjonowanie.

Przykład:
Pracownicy pracują na 3 zmiany (6.00-14.00, 14.00-22.00, 22.00-6.00). Pracownik, który powinien pracować na drugiej zmianie, zachorował. Jego pracę możecie rozdzielić równo pomiędzy pracowników zatrudnionych na pozostałych zmianach. Każdy z nich będzie pracował dodatkowo po 4 godziny: pracownik zatrudniony na I zmianie dodatkowo w godzinach 14.00-18.00, a pracownik z III zmiany dodatkowo w godzinach 18.00-22.00.

Jeżeli w chwili wydawania polecenia firma nie jest w stanie przewidzieć czasu wykonywania pracy nadliczbowej, liczbę przepracowanych godzin można dopisać na poleceniu później – po wykonaniu pracy przez pracownika.

W poleceniu pracy nadliczbowej warto precyzyjnie określić, na czym praca ma polegać. Jeżeli nie będzie można dokładnie określić zadań, powinno się wskazać w poleceniu, że pracownik powinien w tym czasie wykonywać czynności zlecone mu przez jego bezpośredniego przełożonego.

Bezpośrednio w poleceniu pracy nadliczbowej można określić sposób jej rekompensaty, nie ma jednak takiego obowiązku. Można więc określić, że pracownik otrzyma z tego tytułu wynagrodzenie wraz odpowiednim dodatkiem. Możliwa jest też informacja w poleceniu o udzieleniu pracownikowi czasu wolnego bez jego wniosku (w wymiarze 1,5 godziny za 1 godzinę pracy nadliczbowej – art. 151² § 2 kp). Oddanie takiego czasu wolnego musi nastąpić w tym samym okresie rozliczeniowym czasu pracy, w którym wystąpiła praca nadliczbowa. W takim przypadku powinno się jedynie wskazać termin, w którym pracownik ma odebrać czas wolny.

Przykład:
Pracownik jest zatrudniony w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym jako mechanik. Ze względu na awarię maszyny pracował 6 godzin nadliczbowych 5 stycznia 2007 r. W zamian za to pracodawca zobowiązał go na piśmie do odebrania czasu wolnego 8 marca (8 godzin) i jednej godziny 9 marca.
Działanie pracodawcy jest prawidłowe, gdyż czas wolny udzielany jest w ciągu okresu rozliczeniowego obejmującego w tym przypadku styczeń – kwiecień 2007 r. Można także zasugerować odebranie czasu wolnego na wniosek pracownika. Wtedy oddaje się go w wymiarze 1 godziny za 1 nadgodzinę. Czasu takiego można udzielić także po zamknięciu okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły nadgodziny. Pamiętać trzeba jednak, że nie możecie pracownika zobowiązać do złożenia takiego wniosku. W przypadku gdy pracownik nie złoży wniosku, to trzeba mu za taką pracę zapłacić lub udzielić czasu wolnego bez jego wniosku.

Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych wchodzi w zakres uprawnień kierowniczych pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi osobiście wydawać takie polecenia. Możliwe jest upoważnienie innych osób do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy (art. 3¹ kp), w tym do wystawiania polecenia pracy w nadgodzinach. Najczęściej osobami upoważnionymi są bezpośredni przełożeni pracowników (np. dyrektorzy działów, departamentów, brygadziści). Oni najlepiej wiedzą, kiedy istnieje potrzeba wykonywania pracy nadliczbowej. Możliwe jest dodatkowo wprowadzenie zasady, że kierownik wydający polecenie pracy w godzinach nadliczbowych musi na to uzyskać akceptację swojego przełożonego. Jest to sposób na uniknięcie generowania kosztów związanych z niepotrzebnie polecanymi godzinami nadliczbowymi.

Dodatkowym elementem polecenia pracy nadliczbowej może być pokwitowanie przez pracownika zapoznania się z takim pismem. Zapobiegnie to ewentualnym sporom odnośnie tego, czy praca nadliczbowa w takim dniu rzeczywiście została polecona, a jeśli tak, to w jakim wymiarze godzin. Podpis pracownika będzie miał tutaj znaczenie dowodowe.

Autor: Łukasz Prasołek

Źródło: Dokumentacja kadrowa, www.dokumentacjakadrowa.pl

Kontakt: Robert Wierzbicki e-mail: RWierzbicki@wip.pl

Ostatnie zapytania:

  • co grozi za unikanie nadgodzin
  • skierowanie na wolne za nadgodziny
  • polecenie dyrektora o odebraniu godz nadliczbowych przez pracownika
  • podawanie poleceń w zakładach pracy
  • pismo by uniknac nadgodzin
  • Jak uniknąć godzin nadliczbowych w zakładzie pracy
  • jak uniknąć godzin nadliczbowych w pracy
  • jak uniknąć godzin nadliczbowych
  • jak powinno wygladsc pismo pracownika z kierownikiem aby potwierdzil nadgodziny ktore przepracowalismy
  • jak podać pracownikom dopuszczalną liczbę godzin nadliczbowych w roku
Więcej w czas pracy, godziny nadliczbowe
Nadgodziny solą w oku kierowników

Jeżeli pracownik nie tylko nadzoruje podległe mu osoby, lecz także wykonuje pracę na równi z nimi, to nie zajmuje stanowiska kierowniczego. Nie można zatem stosować do niego ograniczeń dotyczących wypłaty...

Zamknij