Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Nie ma żadnego przepisu, który opisywałby szczegółowo, jak powinna wyglądać lista obecności pracownika w pracy i z jakich elementów powinna się składać. W praktyce jest ona jedynie narzędziem wykorzystywanym powszechnie przez pracodawców do realizacji obowiązku, jakim jest odnotowywanie przybycia pracownika do pracy i jego obecności w miejscu pracy. Listę obecności można sporządzać samemu, ale jest to zajęcie na pewno zbędne i czasochłonne, ponieważ gotowe druki tych dokumentów można nabyć w każdym punkcie z artykułami biurowymi.

Pracodawca (z reguły jest to specjalista ds. kadrowo-płacowych) wypełnia druk, nanosząc imiona i nazwiska pracowników oraz wpisując miesiąc i rok, którego lista dotyczy. Lista obecności może być również wydrukowana z programu kadrowo-płacowego, jeśli firma na takim pracuje i jeśli program zawiera taką funkcję.

Rozliczanie czasu pracy

Lista obecności powinna pomagać pracodawcy w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy, a w szczególności służyć do ustalenia liczby dni jego nieobecności w danym miesiącu. Informacje te niezbędne są do prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia. Każdorazowe przybycie pracownika do pracy powinno być przez niego potwierdzone własnoręcznym podpisem na liście obecności, wyłożonej w dostępnym i znanym pracownikowi miejscu, np. recepcji, sekretariacie.

O określonej godzinie pracodawca lub osoba upoważniona sprawdza zgodność dokonanych zapisów na liście ze stanem faktycznym i składa na niej swój podpis. Szczegółowy zapis dotyczący tej kwestii zawiera regulamin pracy lub jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu (zatrudnia nie więcej niż 20 pracowników) – pisemna informacja, jaką powinien sporządzić dla pracownika, określająca w szczególności: 

    • Obowiązujące normy czasu pracy.
    • Terminy dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy.
    • Porę nocną.
    • Termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia.
    • Przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu lub pisemną informacją o ustalonym porządku i organizacji pracy przed przystąpieniem pracownika do pracy. Wynika z tego, że pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem nie muszą wcale robić tego poprzez złożenie podpisu na liście obecności. Do tego celu może służyć również stosowanie imiennych kart magnetycznych, coraz bardziej popularnych wśród firm, szczególnie tych, które zatrudniają dużą liczbę pracowników.

Przepisy nie precyzują

Przepisy Kodeksu pracy nie narzucają pracodawcom sposobu, w jaki pracownicy mają dokumentować swoją obecność w pracy, nie precyzują, że musi to być lista obecności w formie papierowej, stąd brak jej wzoru.
Natomiast obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Trzeba pamiętać, że przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy wykorzystuje się właśnie listę obecności, z której pracodawca na koniec miesiąca odczytuje, ile dni w tym okresie pracownik był obecny w pracy.

Firma może wprowadzić także obowiązek zaznaczania każdorazowego opuszczenia miejsca pracy, nie tylko przybycia. Jest to szczególnie pomocne przy godzinowym systemie wynagradzania pracowników.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Podstawa prawna:

    • Art. 104-1045, 12911Kodeksu pracy.
    • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Autor: Iza Nowacka

Źródło: Portal FK, www.portalfk.pl

Kontakt:

Robert Wierzbicki
e-mail: RWierzbicki@wip.pl

Ostatnie zapytania:

  • lista obecności
  • lista obecności pracownika
  • czy lista obecnosci stazu musi byc u pracodawcy
  • lista obecnosci w pracy
  • druk lista obecności dla pracowników
  • brak podpisu na liscie obecnosci
  • lista obecności pracowników
  • czy mozna podpisac zalegle listę obecnosci z upowaznienia
  • list obecności z oznaczeniami
  • kiedy podpiujemy liusdtę obecności w pracy