Szefa po prostu nigdy nie ma

W praktyce można spotkać się z menedżerami, którzy stawiają wysokie wymagania co do punktualności, wydajności i lojalności względem pracowników. Wymagania, wydawałoby się oczywiste i zrozumiałe dla każdego Szefa i Podwładnego. Można się z nimi zgodzić, ale pod warunkiem, że relacje Szef-Podwładny, oparte są na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Zakładam jednak, że jest to sytuacja modelowa i istnieje wiele odstępstw od tej reguły.

Rozważmy następującą sytuację:

Szef często wyjeżdża w celach służbowych. Jest nieobecny w firmie przez kilka dni, a jeśli pojawia się w biurze – zazwyczaj 1-2 razy w tygodniu, na 2-3 godziny – powoduje powszechne zamieszanie, od własnego działu począwszy, przez dział księgowości, po dział techniczny. Wpada do biura, „wrzuca” tematy, wykonuje telefony do Klientów, spotyka się z partnerami biznesowymi, a w międzyczasie oczekuje na wykonanie zadań w trybie pilnym, bo przecież Klienci czekają, a sam za chwilę wychodzi i nie będzie już czasu na jakiekolwiek rozmowy. Ze względu na niebywałą (u)lotność Szefa, jedyną nadzieją na zakomunikowanie stanu realizacji projektu, przedłożenie propozycji rozwiązań i otrzymanie odpowiedzi lub decyzji, jest korespondencja mailowa. Okazuje się jednak, że wysyłane maile, przypomnienia i prośby o decyzję rzadko przynoszą skutek. A nawet, jeśli pracownik otrzyma odpowiedź, nie ma pewności czy, w trakcie realizacji zadań, Szef nie zmieni zdania. Frustracja pracowników wzrasta, ponieważ Szef nie komunikuje im swoich oczekiwań, celu działań, ani planów na najbliższe miesiące, nie wspominając już o wizji i misji firmy. Wszystko toczy się z godziny na godzinę, z dnia na dzień i właściwie to lepiej, jak Szefa nie ma w biurze, przynajmniej nie przeszkadza. Póki działania przebiegają sprawnie, Szef się nie czepia, ale niech tylko pojawi się drobna pomyłka…

Pytania:

  1. Co się dzieje w tym dziale?
  2. Jakie będą konsekwencje utrzymania takiej sytuacji?
  3. Jakie działania powinien podjąć Szef, żeby naprawić relacje z zespołem i efektywność pracy?
  4. Jakie działania powinni podjąć Pracownicy, żeby poprawić relacje z Szefem, efektywność i własne zadowolenie z pracy?

Część A – dla Szefa

Zastanów się, w jaki sposób rzeczywistość postrzegana przez Ciebie, pokrywa się z rzeczywistością postrzeganą przez współpracowników. W tym celu warto posłużyć się modelem Okna Johari (Joe Luft, Harry Ingram).

Idealne Okno Johari powstaje, gdy obszar „Arena” jest większy od pozostałych. W takiej sytuacji, sposób w jaki postrzegasz siebie pokrywa się z tym, jak postrzegają Cię inni.

(kliknij obrazek aby go powiększyć)

W jaki sposób zwiększyć obszar „Areny”?

 

  • proś o informację zwrotną
  • mów o swoich uczuciach i myślach.

Część B – dla Pracownika

Jeżeli jesteś bardzo zdeterminowany, by pracować z Szefem, który nie widzi potrzeby zmiany swoich zachowań, rozważ możliwości usprawnienia swoich działań:

  1. Stosuj feedback czyli udziel mu informacji zwrotnej. Upewnij się, że Szef jest świadomy, w jaki sposób jego nieobecność wpływa na Twoją pracę i przede wszystkim efektywność pracy całego zespołu.
  2. Proponuj konkretne rozwiązania, np. spotkania dwa razy w tygodniu na 2 godziny lub rozmowy telefoniczne każdego dnia o ustalonej porze.
  3. Przygotuj się do każdego spotkania lub rozmowy telefonicznej. Przewiduj wcześniej, jakich informacji lub decyzji możesz potrzebować i przedstaw je Szefowi.
  4. Przedstawiaj wszystkie sprawy i propozycje na piśmie. Poinformuj, do kiedy trzeba załatwić te sprawy.
  5. Jeśli wiesz, że istnieje ryzyko braku odpowiedzi, zaznacz na piśmie lub w korespondencji mailowej, że brak odpowiedzi traktujesz jako zgodę, odmowę lub przyzwolenie. Dzięki temu będziesz mógł działać, a Szef nie będzie mógł mieć pretensji, że podejmujesz decyzje bez jego przyzwolenia.

Część C – Pytania do rozważenia przez Szefa i Pracownika:

  • „Czego chcę?”
  • „Jaki mam wybór?”
  • „Jakie przyjmuję założenia?”
  • „Za co jestem odpowiedzialny?”
  • „Jak inaczej mogę o tym myśleć?”
  • „Co Szef myśli, czuje, czego potrzebuje i chce?”
  • „Czego nie dostrzegam lub unikam?”
  • „Czego mogę się nauczyć z tej sytuacji/od tego człowieka?”
  • „Jakie pytania powinienem zadawać sobie i/lub innym?”
  • „Jakie kroki będzie najrozsądniej podjąć?”
  • „Jak mogę to zmienić w sytuację wygrana-wygrana?”
  • „Co jest możliwe?”

A teraz podejmij decyzję i wprowadź zmiany.

Ostatnie zapytania:

  • okno johari test
  • okno johari
  • okna johari
  • johari okno test
  • nigdy nie myslalam o szefie inaczej niz o szefie
  • okno jokohari
Więcej w Deloitte
Nowi partnerzy wzmacniają Deloitte

Do grona partnerów Deloitte dołączyli: Wojciech Hann, Michał Kłosiński, Artur Maziarka i Tomasz Walczak. Swoją wiedzą i długoletnim doświadczeniem wzmocnią pozycję Deloitte jako jednej z wiodących w Polsce firm doradczych.-...

Zamknij