Jak ocenić prace działu księgowości?

Od lat menadżerowie zadają sobie pytanie, w jaki sposób oceniać pracę działów księgowych. Z jednej strony wiedzą oni, że praca księgowych jest bardzo złożona, z drugiej strony nie potrafią oni uwolnić się od wrażenia, że praca ta jest wykonywana nieefektywnie. Myśl o słabej wydajności nie jest bezpodstawna. Wystarczy porównać analogiczną pracę rachunkową wykonywaną przez małe, rodzinne biura świadczące usługi księgowe.

Biura takie prowadzone jedynie prze kilka osób potrafią obsługiwać nawet kilkadziesiąt średniej wielkości podmiotów dodatkowo prowadząc jeszcze rozliczenia kadrowe. Takie zestawienie nie pozostawia wątpliwości – coś musi być nie tak!

Obserwacja bastionu

Polskie przepisy finansowo-księgowe w połączeniu z ustawodawstwem podatkowym należą do najbardziej skomplikowanych na świecie. Z tego powodu obsługa  księgowa również jest wyjątkowo pracochłonna. Ciągłe zmiany w przepisach, stałe wydłużanie i komplikowanie procedur sprawozdawczych, wszystko to powoduje, że praca w rachunkowości wymaga ciągłej nauki i niesłychanej skrupulatności. Co ciekawe przeciwko zagmatwanym, ciągle zmienianym przepisom protestują nie służby FK,  lecz zazwyczaj średniego i wyższego szczebla menadżerowie. Jeżeli słychać narzekania na taki stan rzeczy ze strony księgowych, słychać go głównie ze strony księgowych punktów usługowych. Czyżby złożoność polskiego prawa fiskalnego była po myśli etatowych księgowych? Ta wydawałoby się absurdalna myśl może po chwili zastanowienia doprowadzić do pytania: dlaczego?

Jedną z podstawowych potrzeb człowieka jest stabilizacja, w warunkach korporacyjnych stabilizacja to brak zmian i wysoka pozycja, przy czym najlepiej gdy pozycja ta wynika z wiedzy merytorycznej. Człowiek intuicyjnie dąży do stabilizacji, czynnikiem, który taką stabilizację zapewnia jest niezastępowalność. Czym bardziej skomplikowany i ważny dla firmy jest proces, tym pewniej czują się związani z nim pracownicy. Sytuacja księgowości w jakimś stopniu przypomina status działu IT. Nikt naprawdę nie jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, co dzieje się wewnątrz tego działu.

Tym bardziej nikt też nie kwapi się, aby szczegółowo weryfikować wydajność pracy poszczególnych informatyków.
W zamian za autonomię organizacja wymaga od działu IT określonego standardu usług. Ten standard manifestuje się na przykład czasem realizacji usług (jak szybko informatycy zainstalowali nowa drukarkę lub ustawili modem) oraz szeroko rozumianą stabilnością systemu IT. Przykład komórki IT nie do końca odzwierciedla pozycję działu księgowego. Prowadzenie rachunkowości podobnie jak IT jest procesem usługowym, jednak podstawowym adresatem usług tego działu nie jest firma, lecz państwo. To podstawowy powód niepomiernie większego znaczenia służb FK w stosunku do komórek IT. Przedstawienie państwa jako podstawowego adresata usług FK w jakiś sposób tłumaczy, dlaczego działy księgowości niechętnie podejmują się prac analitycznych na rzecz firmy.
Jak w tym kontekście należy oceniać sprawność i wydajność pracy służb rachunkowych? Czy można podobnie jak w procesie IT nie wchodząc w szczegóły wymagać określonego standardu? 

Zazwyczaj menadżerowie w kontekście standardów sprawozdawczości wymieniają terminowość  i poprawność. Trudno oprzeć się wrażeniu, że zarządzający ulegają pewnej iluzji. Wydaje im się, że to oni są powodem utrzymania wysokich standardów. Są w błędzie, standardy narzuciło służbom księgowym państwo. Niedotrzymanie terminu lub nierzetelnie sporządzona deklaracja oznaczałoby dla głównej księgowej duże problemy.

Zazwyczaj zarządy zgłaszają pod adresem działów księgowych dwie typowe potrzeby: po pierwsze starają się wpłynąć na szybsze (np. z tygodniowym wyprzedzeniem) zamykanie okresów rozliczeniowych, po drugie zgłaszają potrzebę uzyskania dodatkowych, mających odpowiednią formę informacji o kosztach i przychodach.

Najczęściej księgowe zgadzają się na przyspieszenie terminu zamykania sprawozdań finansowych, jednocześnie (nie bez racji) wskazują na nieunikniony wzrost rozliczeń międzyokresowych1. Co do uzyskania dodatkowych informacji zarządczych menadżerowie starają się unikać merytorycznej dyskusji ogólnie opisując swoje potrzeby, ostatecznie przystają na nie do końca zadowalającą propozycję księgowej. Menadżerowie rzadko czują się mocni w obszarach rachunkowości. Groźba merytorycznej rozmowy i utraty pozycji w wyniku zdemaskowania braków jest czynnikiem, który ostatecznie powstrzymuje od prób głębszej ingerencji w wewnętrzne życie księgowości. Eksperci zarządzania nieświadomi posiadanej wiedzy i obszarów, na których nie muszą się znać, niechętnie wchodzą dalej na grząski grunt rachunkowości.

Jak zmierzyć niemierzalne?

Kiedyś otrzymałem propozycję zbudowania modelu oceny efektywności pracy dużego punktu gastronomicznego. Restauracja zatrudniała 35 osób, w tym księgową, magazyniera, zaopatrzeniowca, sprzątaczki, kierownika i kilkanaście kucharek. Mimo swego atrakcyjnego położenia i wystroju restauracja przynosiła wielkie straty. W odpowiedzi przygotowaliśmy zestawienie z najbliższym barem orientalnym samodzielnie prowadzonym przez starszą Koreankę. Bar ten proponował około 80 potraw z czasem przygotowania od 3 do 10 minut. Restauracja proponowała kilkanaście potraw kuchni polskiej.

Rozpoczęliśmy od prostego wskaźnika ilości rodzajów potraw na jedną kucharkę (w barze orientalnym wskaźnik ten wyniósł 80, w restauracji zaś niespełna 3). Posiadając informację o ilości wydanych posiłków dziennie i czasie przyrządzenia każdego typu posiłku z receptury,   oszacowaliśmy całkowity czas pracy nad posiłkami. Czas ten podzieliliśmy przez liczbę kucharek w obu punktach gastronomicznych uzyskując w ten sposób efektywny czas pracy pracowników.

Praca księgowej jest żmudna i drobiazgowa. Składa się z niezliczonej ilości drobnych czynności, z których każda wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Kontrola tego rodzaju pracy jest szczególnie trudna i w praktyce mało efektywna. Istnieje wiele podobnie trudnych do bezpośredniej kontroli zawodów: praca kucharzy, cukierników, mechaników samochodowych. Tego typu pracę ocenia się zazwyczaj nie po czynnościach, lecz po efektach: jak długo reperowano pojazd, jak smakuje danie i jak długo je przyrządzano.

W przypadku działu księgowości ocena wydaje się prostsza, gdyż efekt pracy jest ustandaryzowany przez ustawodawcę. Deklaracja podatkowa nie może odbiegać od przepisów, musi być sporządzona rzetelnie i terminowo, ma jedną formę i czynności z nią związane są podobne. Skoro więc nie istnieje „lepszy” i „gorszy” bilans a terminy i tak są i będą dotrzymywane, optymalizacje pracy księgowości można jedynie postrzegać w kategoriach minimalizacji kosztów. Oznacza to starania o poprawę efektywności pracy.

W latach 70-tych w Polsce prowadzono liczne badania mające na celu stworzenie wskaźników wydajności dla stanowisk o dużym stopniu specjalizacji. Mierzono czas wykonywanych czynności, tworzono wykresy statystyczne i modele czasu pracy z uwzględnieniem różnych wariantów uciążliwości. Na dominującym wtedy warszawskim SGPIS-ie  powstało pojęcie „Czasu Technicznie Uzasadnionego”. Obecnie podobne modele wykorzystywane są w na przykład w autoryzowanych serwisach niektórych koncernów samochodowych. Mechanik po dokonaniu naprawy rejestruje swoje czynności w specjalnym programie. Aplikacja znając średni czas każdej czynności wycenia wartość pracy mechanika.  Podobne metody wyceny pracy stosują producenci branży IT. Tam analogiczna aplikacja nosi nazwę Kalendarza Czasu Pracy. Myślę, że nie muszę opisywać co stałoby się, gdyby zaproponować podobną technikę dla działów księgowości. Zamiast tego należy zadać pytanie: co skłania menadżerów do tak żmudnych kontroli? Istnieje wspólna cecha, która łączy autoryzowane serwisy samochodowe, renomowane restauracje i działy księgowości lat 70-tych. Tą cechą jest brak możliwości skorzystania z usług podwykonawców.Kontrola złożonych procesów specjalistycznych zawsze wiązać się będzie z dużym wysiłkiem i brakiem pewności co do jej skuteczności.

Warto zauważyć, że warsztaty samochodowe, firmy cateringowe i gastronomiczne, cukiernie,  większość specjalistycznych pracochłonnych obszarów gospodarki zdominowanych jest przez małe podmioty rodzinne.  
Ogromna większość małych firm w Polsce korzysta z zewnętrznych usług księgowych. Wraz ze wzrostem wielkości podmiotów spada odsetek księgowości zewnętrznych na rzecz własnych działów FK. Powodem takiego kierunku rozwoju jest chęć posiadania kontroli nad przepływem informacji i płaconymi podatkami. Zazwyczaj działy księgowe nie wykazują inicjatywy w szukaniu oszczędności podatkowych, a szeroka i rzeczowa informacja nie odbiega daleko od informacji, jakie można uzyskać ze sprawozdań finansowych lub wprost z „obrotówki”. To co często wstrzymuje wydzielenie księgowości na zewnątrz to obawa o wyciek informacji poufnych lub poczynań stojących na granicy prawa.Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że każda firma ma swoje grzechy, o które nie trudno przy tak restrykcyjnych i złożonych przepisach fiskalnych.

Z drugiej strony komercyjne firmy księgowe zobowiązane są do zachowania tajemnicy swoich klientów. Nigdy nie słyszałem o złamaniu tej zasady przez jakiekolwiek biuro, wielokrotnie jednak słyszałem o szantażach stosowanych przez byłych pracowników. Należy zdać sobie sprawę z tego, że głównym celem istnienia działów księgowości jest realizowanie obowiązku stałej sprawozdawczości fiskalnej wobec skarbu państwa.

Działy te pracują na rzecz innego podmiotu niż firma, stąd wynika potrzeba autonomii tego działu. Uciążliwość i zagmatwanie polskich przepisów zmusza do wysokiej specjalizacji, dlatego trudno wymagać od służb księgowych wiedzy i informacji z zakresu rachunkowości zarządczej. Biorąc pod uwagę powyższe argumenty w kontekście optymalizacji, należy kierować swoje wysiłki wyłącznie w kierunku minimalizacji kosztów. 


1 Zgodnie z zasadą współmierności kosztów i przychodów do rozliczeń międzyokresowe kosztów księguje się m.in. koszty zakupu towary i materiałów, na które sprzedający nie zdążył wystawić faktury.  

 

Ostatnie zapytania:

  • cele w księgowości
  • cele ksiegowosci
  • ocena roczna pracownika księgowa
  • organizacja pracy w księgowości
  • analiza czasu pracy w dziale księgowym
  • ksiegowosc cel efektywnosciowy
  • ocena własnej pracy w dziale księgowości
  • praca w księgowości ryzyko
  • plan pracy działu księgowości
  • osobiste cele rozwoju w ksiegowosci