Ściśle przestrzegaj unijnych reguł

Pierwszy sukces za nami. Nasz projekt znalazł się na liście rankingowej do otrzymania dotacji ze środków UE i w konsekwencji nasza spółka podpisała umowę o dofinansowanie. Wielu przedsiębiorców niestety na tym etapie spoczywa na laurach, zapominając, iż czeka ich jeszcze prawidłowe wdrożenie projektu, zgodnie z określonymi regułami i informacjami podanymi we wniosku o dofinansowanie. Wtedy dopiero zagwarantowane im środki będą mogły wpłynąć na ich konta bankowe.

Podstawowym dokumentem, który określa te reguły, jest umowa o dofinansowanie zawarta pomiędzy beneficjentem korzystającym z dotacji, a instytucją wdrażającą właściwą dla danego działania czy programu. W umowie tej znajdziemy wszystkie niezbędne informacje, tj. m.in. wykaz praw i zobowiązań beneficjenta, opis warunków kwalifikowalności wydatków w ramach wspieranego projektu, warunków wypłaty dofinansowania czy harmonogram rzeczowo-finansowy projektu. Jest to zatem bardzo ważny dokument, z którym należy się dokładnie zapoznać na samym początku realizacji projektu.

Należy bowiem pamiętać, iż tylko projekty realizowane zgodnie z określonymi regułami mogą liczyć na ostateczne rozliczenie i wypłatę dofinansowania. Poniżej przedstawiamy wybrane kwestie w tym zakresie, na które beneficjenci funduszy unijnych powinni zwrócić uwagę.

Uważaj na zmiany w projekcie

Beneficjent musi spełnić wszystkie obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie oraz udowodnić, że projekt przebiegł prawidłowo i był całkowicie zgodny z informacjami zawartymi w umowie oraz we wniosku o dofinansowanie (stanowiącym zwykle załącznik do umowy o dofinansowanie), na podstawie których przyznana została dotacja. Jeśli przedsiębiorca nie będzie realizował projektu zgodnie z deklaracjami zapisanymi w tych dokumentach (np. nie zakupi środków trwałych, o których pisał w swoim wniosku lub nie zatrudni nowych pracowników, wbrew wcześniejszym deklaracjom), wówczas musi liczyć się z odebraniem dotacji.

Oczywiście instytucja wdrażająca dopuszcza możliwość dokonywania modyfikacji projektu, które jednak nie prowadzą do zmiany jego celów. Procedury wprowadzania zmian do projektów są określone w umowie o dofinansowanie. Jeśli zatem niezbędne jest wprowadzenie zmiany do projektu, najlepiej jest skonsultować się w tej sprawie z właściwą instytucją, która określi, jakie działania powinniśmy podjąć, w szczególności, czy konieczne będzie złożenie wniosku o zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie.

Właściwa realizacja projektu

Beneficjenci zobowiązani są do przestrzegania zadeklarowanego harmonogramu realizacji projektu i budżetu załączonego do umowy o dofinansowanie. Ważne jest zatem bieżące monitorowanie postępu prac i ewentualne sygnalizowanie właściwej instytucji wszelkich opóźnień w realizacji danego działania lub całego projektu.

Równie ważne jest prowadzenie dla dofinansowanego przedsięwzięcia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków lub przychodów związanych z projektem.
Wszystkie faktury powinny być opisane w sposób umożliwiający ich przypisanie do określonych pozycji w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Na fakturze powinna więc pojawić się ta sama nazwa środka trwałego, jaką użyliśmy we wniosku o dofinansowanie, tak aby sprawdzający nie mieli wątpliwości, że zakupiliśmy to urządzenie, które planowaliśmy.

Dodatkowo nie należy zapominać o obowiązku zachowania przejrzystości zamówień dokonywanych w ramach projektu. Beneficjent zobowiązuje się bowiem do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikowanych z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i efektywności. Beneficjent musi przy tym przestrzegać reguł określonych dla danego działania, wskazanych w podpisanej przez niego umowie o dofinansowanie. Przykładowo, w przypadku projektów dofinansowanych działaniu 4.4. Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, jeśli przedsiębiorca nie jest ograniczony przepisami ustawy o zamówieniach publicznych, musi on dokonywać zakupu w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, wybraną spośród co najmniej 3 ofert ważnych na dzień dokonywania zamówienia lub zakupu, złożonych przez dostawców w odpowiedzi na zapytanie ofertowe beneficjenta.

Obowiązek ten istnieje, jeśli przedsiębiorca dokonuje zakupu jednego asortymentu od jednego dostawcy w przypadku, gdy wartość netto tej transakcji przekracza wyrażoną w PLN równowartość kwoty 14000 euro. Zgromadzone oferty będą weryfikowane podczas kontroli, warto więc o nich pamiętać już od początku realizacji projektu.

Rozliczenie projektu

Właściwe rozliczenie projektu jest koniecznym warunkiem otrzymania dofinansowania. Każdy beneficjent jest zobligowany do składania wniosków o płatność (płatności pośrednie i końcowe), a niedopełnienie tego obowiązku może skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie i w konsekwencji zwrotem uzyskanych do tej pory środków wraz z odsetkami. Należy pamiętać, iż do rozliczenia projektu trzeba przygotowywać się systematycznie, począwszy już od dnia rozpoczęcia jego realizacji. Na koniec projektu lub po zakończeniu poszczególnych jego etapów często bowiem trudno nadrobić poczynione zaległości. Dobrym pomysłem będzie z pewnością wyznaczenie w firmie pracownika, który stanie się odpowiedzialny za monitorowanie i rozliczenie projektu.

Osoba ta powinna dobrze znać procedury rozliczeń, a także założenia projektu oraz jego bieżący przebieg. Warto także zaznajomić innych pracowników zaangażowanych we wdrażanie  dofinansowanego przedsięwzięcia (np. dział zamówień czy księgowości) z procesem jego realizacji i podstawowymi zasadami jego rozliczenia. Zapewni to nam ich właściwe postępowanie w kwestiach związanych z dotowanym projektem.

Ważne jest, aby przedsiębiorca gromadził niezbędną dokumentację projektu wymaganą do złożenia w ramach danego działania wraz z wnioskiem o płatność. W ramach projektów inwestycyjnych (np. dofinansowanych w ramach działania 4.4 PO IG) są to zwykle m.in. dokumenty księgowe, potwierdzające poniesione wydatki oraz dokonanie zapłaty, protokoły odbioru dokumentujące wykonanie robót, dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych do użytkowania. Jeśli przedmiotem naszego projektu było nabycie gruntu, budynku, budowli lub używanych środków trwałych, niezbędne będzie także uzyskanie dodatkowych oświadczeń i dokumentów wymienionych w umowie o dofinansowanie.

Bardzo istotną kwestią jest upewnienie się, czy wszystkie informacje, które zawarliśmy w dokumentacji rozliczeniowej, są poprawne oraz zgodne z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i biznesplanie. Zdarza się bowiem, iż nawet z pozoru nieznaczące niezgodności powodują konieczność załączania dodatkowych wyjaśnień, co może być przyczyną zbędnych opóźnień w rozliczeniu projektu i, w konsekwencji, wypłaty dotacji.

Uwaga, idzie kontrola

Wszyscy beneficjenci funduszy unijnych muszą liczyć się z obowiązkiem poddania się kontroli. Przedsiębiorcy, którzy odmówią przyjęcia kontroli, narażeni są na ryzyko wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Podmiotami uprawnionymi do jej prowadzenia są liczne instytucje tj. instytucja zarządzająca (np. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), instytucje pośredniczące (np. Ministerstwo Środowiska), instytucje wdrażające (np. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), instytucja audytowa (Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej) czy nawet Komisja Europejska. Najczęściej jednak wizyty te są przeprowadzane przez instytucje wdrażające, które zajmują się oceną i weryfikacją złożonych przez przedsiębiorcę wniosków o płatność.

Kontrole mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania przez daną spółkę informacji o przyznaniu dofinansowania nawet do kilku lat po zakończeniu projektu. Jednakże pełną dokumentację dotyczącą wdrożonego projektu beneficjenci muszą zwykle przechowywać przez okres nieco dłuższy (w przypadku działania 4.4 PO IG nawet przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie podpisanej przez danego przedsiębiorcę umowy o dofinansowanie).

Celem wizyty monitorującej jest ustalenie, czy wspierana inwestycja została przeprowadzona przez przedsiębiorcę poprawnie, czyli np. zgodnie z zapisami zawartymi w dokumentach aplikacyjnych. Kontrolerzy ustalają w szczególności, czy zakupione składniki majątkowe w rzeczywistości znajdują się w miejscu realizacji projektu określonym we wniosku o dofinansowanie oraz czy wykonane zostały wszystkie zaplanowane i opisane we wniosku działania np. budowa hali produkcyjnej. Stąd kontrole odbywają się głównie w miejscu lokalizacji projektu, choć możliwe są także kontrole w siedzibie beneficjenta (jeśli lokalizacje te nie są tożsame). Sprawdzane są także oryginalne dokumenty związane z inwestycją, takie jak umowy z dostawcami, czy wykonawcami, faktury, inne dokumenty księgowe, wyciągi bankowe, oświadczenia, dokumenty związane z wyborem dostawców.

Nie należy zapominać także o właściwej promocji projektu, zarówno w trakcie jego realizacji, jak i po jej zakończeniu. Informowanie opinii publicznej o otrzymanej dotacji odbywa się zwykle poprzez umieszczenie tablic informacyjnych lub pamiątkowych, informację na stronie internetowej firmy lub w materiałach marketingowych. Powinny one zawierać rodzaj i tytuł projektu oraz co najmniej emblemat Unii Europejskiej, odniesienie do właściwego funduszu, z którego współfinansowany jest dany projekt oraz hasła promocyjnego określonego przez daną instytucję dla danego programu pomocowego (np. „Dotacje na innowacje”).

Jeśli podczas kontroli na miejscu lub w trakcie weryfikacji wniosków o płatność wykryte zostaną jakiekolwiek nieprawidłowości, nie oznacza to automatycznego wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Rozwiązanie umowy o dofinansowanie w praktyce nie zdarza się często – jedynie w przypadkach rażącego naruszenia jej postanowień oraz niespełnienia wynikających z niej obowiązków ciążących na beneficjencie. Jednakże w większości przypadków warto podjąć negocjacje z właściwymi instytucjami oraz dążyć do wprowadzenia odpowiedniego aneksu do umowy.

Takie działania nie zawsze jednak kończą się sukcesem, a wtedy przedsiębiorca naruszający zapisy umowy musi ponieść dotkliwe konsekwencje. Trzeba zatem poświecić więcej czasu na właściwe zaplanowanie procesu zarządzania projektem, tak aby zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów przy jego wdrażaniu.  Przeprowadzenie projektu i uzyskanie dofinansowania nie jest zadaniem łatwym, jednak przy właściwym planowaniu i monitorowaniu postępu prac z pewnością uda nam się osiągnąć zaplanowane rezultaty.  

Monika Wojsz, menedżer
Małgorzata Kierzek, konsultant
Zespół ds. pomocy publicznej w PricewaterhouseCoopers, biuro w Poznaniu

www.pwc.com/pl

 

Przeczytaj poprzedni wpis:
Planowanie podatkowe jako źródło finansowania działalności

Obecna sytuacja ekonomiczna oraz problemy z płynnością finansową przedsiębiorstw skłaniają do poszukiwania rozwiązań, które pozwolą na minimalizację obciążeń podatkowych i tym samym zaoszczędzenie środków potrzebnych przedsiębiorstwom na inwestycje czy bieżącą...

Zamknij