Jak usprawnić pracę w biurze?

Jeśli chcesz pracować sprytniej, spokojniej, a przy okazji robić wszystko co trzeba, musisz przyjrzeć się swoim nawykom w postępowaniu z papierami, telefonami, informacjami i zleceniami. Uprzątnięcie bałaganu w sposobie pracy nie jest trudne, trzeba tylko chcieć.

Pierwsza rzecz to stworzenie zarysu głównej struktury systemu przechowywania danych. Jest  to proces podobny do pisania wypracowania. Najpierw musisz określić, co masz do zorganizowania, zanim to zorganizujesz. Większość pracowników biurowych robi odwrotnie — informacje napływają, a oni wtedy szukają dla nich jakiegoś miejsca w systemie.

Archiwizowanie nowej informacji może być frustrujące w przypadku, kiedy nie ma dla niej wyznaczonego miejsca w strukturze systemu przechowywania danych. Posiadając zarys struktury, masz już określone miejsce, w którym będziesz przechowywać wszystkie napływające dane niezależnie od ich postaci. Taka struktura znacznie ułatwia archiwizowanie danych i ich odnajdywanie.

Przede wszystkim zastanów się nad tym jakimi drogami docierają do ciebie w pracy dane — wlicz w to dokumenty papierowe i elektroniczne, pocztę, maile, wizytówki, notatki ze spotkań, raporty, książki, artykuły i informacje z internetu. Przyjrzyj się temu jak obecnie sortujesz i organizujesz wszystkie dane i zrób listę wszystkich systemów, w ramach których zorganizowałeś poszczególne rodzaje informacji. Przedstaw swój obecny sposób organizacji danych i wypisz nazwy kategorii i podkategorii, które utworzyłeś w obrębie każdego z systemów.

Wzorcowa ogólna struktura archiwizowania danych składa się z trzech lub czterech poziomów. Pierwszy poziom powinny stanowić główne kategorie danych. Mogą się one odnosić do schematu organizacyjnego firmy, działu, do zakresów twoich obowiązków czy projektów. Czasami główne kategorie są kombinacją wszystkich powyższych elementów.

Po wypisaniu głównych kategorii musisz się zastanowić, w jaki sposób podzielić każdą z nich na podkategorie.

Poniżej przedstawione zostały przykłady metod wydzielania podkategorii w systemach archiwizacji informacji:

  • tematycznie — dokumenty są podzielone według tematu lub dziedziny, podobnie do tematycznego podziału w bibliotece,
  • alfabetycznie — dokumenty są uporządkowane alfabetycznie, mogą to być np. nazwy klientów, dostawców lub nazwiska pracowników,
  • geograficznie — dokumenty są ułożone według miejsca, którego dotyczą, na przykład kontynentu, kraju, regionu, miasta,
  • numerycznie — dokumenty są przechowywane w porządku numerycznym, może to być przypisany numer projektu, numer faktury, klienta, pracownika lub numer PESEL,
  • chronologicznie — dokumenty są ułożone według dat: latami, kwartałami, miesiącami itd.

Określając metodę, według której chcesz utworzyć podkategorie, zastanów się, w jaki sposób chcesz odnajdywać poszczególne dane. Co nasuwa ci się na myśl jako pierwsze podczas szukania konkretnej informacji: nazwa, temat?

Załóżmy na przykład, że jedna z twoich głównych kategorii nazywa się „klienci” i zawiera dane dotyczące kontrahentów. Gdy potrzebujesz informacji o klientach, najpierw możesz zidentyfikować ich poprzez miejsce, w którym mają siedzibę, następnie nazwę firmy, a potem poprzez rodzaj projektów lub usług, jakie dla nich wykonałeś. W tym wypadku twoją główną kategorią byliby „klienci”, drugi poziom struktury dzieliłby się na podstawie lokalizacji, na trzecim poziomie byłyby nazwiska lub nazwy firm, na czwartym — podział ze względu na nazwę projektu lub usługi. Podział na podkategorie, na który się zdecydujesz, będzie różny dla każdej z kategorii głównych.

Planując układ podkategorii, przyjrzyj się układowi archiwizacji danych elektronicznych i na papierze w swym biurze i w całej firmie. Spytaj kolegów z pracy jak oni zorganizowali podział na kategorie. Może ci to pomóc skonstruować taki system, o jakim wcześniej nie myślałeś. Korzystnie byłoby, gdyby twój system był zgodny ze strukturą przechowywania danych w całej firmie, a podkategorie odpowiadały tym wykorzystywanym przez resztę pracowników.

W większości wypadków usuwając dane, robisz to z powodu tego, że stają się nieaktualne. Dlatego też, gdy to możliwe i dopuszczalne, próbuj segregować dane w podkategorie również z uwzględnieniem lat. Pomoże ci to w przyszłości likwidować przeterminowane akta bardzo szybko bez konieczności przeglądania poszczególnych teczek i dokumentów. Takie działanie ułatwia również archiwizację danych elektronicznych.

Gdy już mniej więcej ogarniesz papiery, pora na podobną terapię dla plików w komputerze.

Zanim utworzysz strukturę przechowywania plików, musisz najpierw zdecydować, gdzie w pamięci komputera chciałbyś trzymać swoje dane. Nie martw się tym, gdzie przechowywać pliki programowe, gdyż są one zazwyczaj umieszczone w określonym miejscu na twardym dysku w specjalnie dla nich przeznaczonych folderach. Jeśli pracujesz w firmie wyposażonej w sieć komputerową, najprawdopodobniej dysponujesz przydzielonym ci folderem na pliki lub też określoną przestrzenią na wspólnym dysku serwera.

Jest to dość bezpieczne miejsce do przechowywania twoich dokumentów, gdyż systemy serwera zazwyczaj archiwizują dane każdej nocy, tworząc kopie bezpieczeństwa. Niektóre osoby z kolei wolą trzymać dokumenty nie na serwerze, a na dysku własnego komputera, ponieważ uważają, że będą miały przez to łatwiejszy oraz pewniejszy do nich dostęp. Jeśli zdecydujesz się na taki wariant, pamiętaj o konieczności tworzenia regularnych kopii bezpieczeństwa.

Wzorując się na zarysie głównej struktury danych, stwórz taką samą strukturę na dysku twardym. System plików, który powstanie, prawdopodobnie będzie zawierał więcej podkategorii niż zarys, który stworzyłeś uprzednio. Zależne jest to od ilości danych, które obecnie posiadasz. Nim zaczniesz przeorganizowywanie danych, utwórz strukturę folderów, do których łatwo da się za pomocą myszy przeciągać poszczególne pliki.

Gdy zawartość danego folderu przekroczy 30 plików, powinieneś podzielić ją na podkategorie, tworząc podfoldery. Odnieś się do zarysu struktury oraz do układu podkategorii, który w jej ramach utworzyłeś, i na ich podstawie utwórz podfoldery. Gdy na przykład posiadasz folder o nazwie „Spotkania pracowników”, mieszczący ponad 50 dokumentów będących protokołami ze spotkań z ostatnich czterech lat, utwórz chronologiczne podfoldery mieszczące protokoły ze spotkań z kolejnych lat. Uprości to szukanie notatek ze spotkań z bieżącego roku i pozbywanie się starszych notatek.

Wybór zasad standardowego nazewnictwa w odniesieniu do własnego systemu przechowywania danych ułatwi nazywanie, archiwizację i odnajdywanie dokumentów elektronicznych. Niektóre kategorie akt papierowych zawsze są nazywane na podstawie standardowych zasad, na przykład akta personelu są oznaczone nazwiskami i imionami (czasami też numerami identyfikacyjnymi) pracowników. Tworzenie standardowych nazw twoich plików będzie podobne do wykorzystywania standardowych nazw w twoich aktach papierowych.

Dokumenty finansowe, które z natury są chronologiczne, zwykle wymagają standardowego nazewnictwa. Jeśli na przykład posiadasz folder o nazwie „Budżety”, to logiczne będzie utworzenie podfolderów z kolejnych lat. Nazywanie plików i folderów według lat byłoby w tym wypadku zasadą standardowego nazewnictwa dla wszystkich dokumentów przechowywanych w folderze „Budżety”. Poszczególne części składowe w nazwach oddzielone są od siebie za pomocą myślników, podkreślników lub spacji, zależnie od preferencji użytkownika.

Tworząc zasady standardowego nazewnictwa, ustal, jakie informacje powinny zawsze stanowić pierwszy człon nazwy, jakie drugi oraz następne. Czasami w standardowych zasadach nazewnictwa ostatnie człony nazw nie są określane, a ich wybór jest pozostawiony użytkownikowi i jest zależny od rodzaju dokumentu.

Jeśli nawet nie zastosujesz zasad standardowego nazewnictwa w odniesieniu do jakiegoś szczególnego folderu, to zawarte w nim dokumenty powinny mieć takie nazwy, aby były łatwe do zlokalizowania, a zawarte w nich dane — możliwe do zidentyfikowania bez otwierania pliku. Standardowo, czyli w większości katalogów, pliki są ułożone w porządku numerycznym lub alfabetycznym. Najlepiej jest oznaczać dokumenty elektroniczne słowami, które przychodzą ci na myśl jako pierwsze w chwili, gdy do nich sięgasz. Użycie spacji, myślników lub podkreślników pomiędzy wyrazami w nazwach plików pomoże szybciej je zidentyfikować. Porównajmy nazwę „Firma A Bob Smith zestawienie sprzedaży Październik 2000” z nazwą „firmaABobsprzedazPazdz2000”.

Unikaj używania w nazwach plików i folderów mało precyzyjnych wyrazów, takich jak ogólne, różne. Wyrazy te są na tyle niejasne, że w przyszłości mogłyby ci utrudnić rozpoznanie poszczególnych plików. Z tego samego powodu unikaj również nazywania plików tylko jednym słowem lub określeniem. Taki opis zawiera niedostateczną informację.

Po papierach i plikach, pora na uporządkowanie bałaganu w organizerze elektronicznym lub programie biurowym.

W większości organizerów elektronicznych/programów biurowych istnieje możliwość sortowania, przeglądania i organizowania zadań według ich kategorii lub grup w ramach jednej, głównej listy zadań. Jeśli lista twoich działań jest długa, powinieneś podzielić ją na kategorie rozdzielające działania osobiste, służbowe, związane z projektami, firmami zewnętrznymi, pracą społeczną.

Zadania natychmiastowe nie zajmują zbyt wiele czasu, ale muszą być wykonane natychmiast. Czynności takie jak rozmowy telefoniczne, skanowanie materiałów, podpisywanie dokumentów, odpowiadanie na bieżące pytania czy archiwizowanie dokumentów, nie wymagają rejestrowania, jeśli są wykonywane na bieżąco. Gdy jednak nie jesteś w stanie w danej chwili wypełnić któregoś z tego typu obowiązków, powinieneś wpisać go na elektroniczną listę zadań (lub do papierowego kalendarza). W ten sposób możesz powrócić do tej sprawy bez konieczności pamiętania o niej.

Zadania terminowe to różnorodne obowiązki, które muszą być wykonane na konkretny dzień lub godzinę. Zobowiązałeś się wykonać te działania na jakiś termin. Przykładowo spotkałeś się z klientem, który poprosił cię o przysłanie oferty przed spotkaniem pracowników w jego firmie, mającym się odbyć w przyszłym miesiącu. Zadanie to nie musi być wykonane w dniu czy miesiącu, w którym rozmawialiście, lecz koniecznie powinno być wykonane na czas. Takie zadania zwykle łatwo się zapomina i dlatego też powinno się je rejestrować. W elektronicznych organizerach zadaniom terminowym powinieneś przypisać datę. Gdy ona nadejdzie, decydujesz, czy wykonać to zadanie, czy też, jeśli potrzebujesz więcej czasu, wyznaczyć mu późniejszy termin.

Zadania rutynowe wykonywane są każdego dnia, tygodnia, miesiąca. Może to być sortowanie poczty, wprowadzanie danych, dokonywanie zamówień, okresowa obsługa urządzeń, płacenie rachunków, wysyłanie faktur, sprawy bieżące. Dla większości ludzi jest oczywiste, że należy sprawdzać pocztę tradycyjną i pocztę elektroniczną codziennie i nie potrzebują rejestrować tego typu rutynowych czynności. Jednak cotygodniowe lub comiesięczne rutynowe zadania łatwo jest przeoczyć, powinny więc one być umieszczone na liście obowiązków.

W większości programów możesz zaplanować powtarzające się zadania, tak aby zawsze się pojawiały w twoim kalendarzu lub liście zadań w określonych przedziałach czasowych. Funkcja powtarzalności (Cykl) znajduje się zwykle w oknie zadania, widoczna jako ikona, zakładka lub pole dialogowe.

Niektóre z obowiązków rutynowych są bardzo pracochłonne i dlatego mogą zajmować ogromną ilość czasu. Jeśli uważasz, że dzień mija ci głównie na wypełnianiu tego typu zadań, powinieneś wykonywanie ich połączyć i przeznaczyć na to określony przedział czasowy w ciągu dnia lub tygodnia. Na przykład poczta przychodzi codziennie, ale ty nie musisz jej segregować i przeglądać każdego dnia. Wyznacz więc miejsce, w którym będziesz składał przychodzącą codziennie korespondencję, a zajmować się tym możesz przykładowo raz w tygodniu. Zastanów się nad tym, które obowiązki rutynowe mógłbyś wykonywać o jednej porze, aby zaoszczędzić czas.

Projekty nienowe są nieco inną kategorią przedsięwzięć. Zwykle są to złożone działania, które wymagają wielu czynności i charakteryzują się długim czasem trwania. Jeśli pracujesz nad wieloma projektami, możesz mieć oddzielną listę działań związanych tylko z nimi. Dzięki temu zadania, jakie mają być wypełnione w związku z każdym z projektów, będziesz widział w jednym widoku.

Z kolei nowe pomysły i ich realizacja stanowią zwykle ogromne wyzwania i wymagają czasu oraz podejmowania odrębnych działań takich jak tworzenie nowych instrukcji, procedur, prowadzenie badań, monitorowanie, raportowanie, wprowadzanie w życie nowych pomysłów biznesowych, planowanie strategiczne oraz tym podobne. Zadania związane z rozwojem oraz wprowadzaniem nowych pomysłów postrzegane są jako bardzo ważne, jednak nie mają pilnych terminów realizacji. Wiele osób nie rejestruje tych obowiązków, co sprzyja odwlekaniu ich w czasie i przeciąganiu czasu realizacji.

Kiedy już będziesz mieć wypisane wszystkie zadania, pora na ustalenie wśród nich priorytetów. Każde z zadań ma swoje miejsce w hierarchii codziennych obowiązków, zależnie od tego, czy musi być ono wykonane natychmiast, czy też może jeszcze poczekać. Jednym ze sposobów identyfikowania stopnia ważności zadań jest utworzenie systemu ich oznaczania z określeniem terminów wykonania. Może to pomóc zaplanować przebieg dnia i skupić się na wykonaniu priorytetów.

Powinieneś przypisać termin wykonania wszystkim swym działaniom. Niektóre zadania od początku mają określony termin ich wykonania, inne go nie mają. Ludzie przejawiają tendencję do koncentrowania się na działaniach z określonym terminem wykonania. Pozostałe obowiązki łatwiej jest przełożyć na później lub nawet zupełnie o nich zapomnieć. Zaleca się przypisywanie dat wszystkim zadaniom, zarówno tym, które mamy wykonać sami, jak i tym, które mamy przekazać innym.

Trafne określenie priorytetów nawet najbardziej przeładowany plan uczyni wykonalnym. Jeśli okaże się, że na jeden dzień zaplanowałeś więcej niż 10-15 zadań, to prawdopodobnie będziesz musiał przełożyć niektóre z nich. Większość ustaleń dotyczących terminów może podlegać negocjacjom. Gdy tylko się zorientujesz, że twój grafik staje się niewykonalny, podejmij działania w kierunku takiego wynegocjowania terminów, aby twój plan znów był realistyczny. Czekanie do ostatniej chwili z zawiadomieniem innych o tym, że nie będziesz w stanie wypełnić zadania na czas, może spowodować utratę zaufania czy gniew. Niewypełnienie zobowiązań utrudnia planowanie i powoduje sytuacje stresowe. Powinieneś więc uważnie monitorować swój plan działań, aby unikać tego typu kłopotów.


Więcej informacji o zarządzaniu obowiązkami w ciągu dnia pracy (m.in. o zarządzaniu spotkaniami, tworzeniu przydatnego systemu archiwizacji i korzystaniu z planerów papierowych) znajdziesz w książce „Zorganizuj się! Jak usprawnić pracę w biurze” Karen J. McCorry (Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.gwp.pl — wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

 

Ostatnie zapytania:

  • ulepszenie pracy w rejestracji prezentacja
  • usprawnienia pracy w biurze
  • usprawnianie pracy biurowej
  • jak usprawnic prace
  • usprawnienie pracy
  • usprawnienie pracy biurowej
  • jak ulepszyć pracę w biurze
  • usprawnienia pracy biurowej
  • pomysły na usprawnienie pracy w biurze
  • pomysły na usprawnienia pracy w biurze
Przeczytaj poprzedni wpis:
Inwestor w Kapitał Ludzki – możliwość współpracy z niezależnymi ekspertami oraz stosowanie profesjonalnych narzędzi

    „Ogólnopolski Program Inwestor w Kapitał Ludzki stwarza możliwość współpracy z niezależnymi ekspertami, firmami badawczymi i zastosowanie nowoczesnych, profesjonalnych narzędzi badawczych. Udział w Programie Inwestor w Kapitał Ludzki pozytywnie...

Zamknij