Audyt wewnętrzny czyli luźne dni w pracy

Pewnie wiesz, że audyt to ważne narzędzie kontroli w firmie. Ale czy wiesz, że jest to również dobry sposób na parę dni luźniejszej i bardziej twórczej niż zwykle pracy? Taka jest zaleta audytu wewnętrznego, który może być wykonywany przez samych pracowników — czyli na przykład ciebie. Zanim dowiesz się w jaki sposób przygotować i przeprowadzić audyt wewnętrzny, kilka niezbędnych słów na temat audytu w ogóle.

Audyt jest kluczowym narzędziem kontroli w firmie. Służy ocenie i doskonaleniu systemu zarządzania. Pod względem działań polega na zebraniu zapisów lub stwierdzeniu faktów, które są możliwe do zweryfikowania. Zebrane dane następnie porównuje się z kryteriami odniesienia takimi jak gotowe zestawy polityk, procedur lub wymagań odnośnie jakości produktów, jakości procesu, jakości relacji itp. To z kolei pozwala przygotować wnioski oraz raport zbiorczy, który powinien zawierać informacje o:

  • niezgodnościach – należy je usunąć do czasu podjęcia decyzji o wydaniu/utrzymaniu ważności certyfikatu,
  • spostrzeżeniach – należy je usunąć do czasu kolejnego audytu,
  • potencjale racjonalizatorskim – nie są niezgodnościami wobec wymagań normy, jednakże istnieje możliwość udoskonalenia systemu zarządzania,
  • uwagach pozytywnych – punkty dotyczące systemu zarządzania warte podkreślenia w sprawozdaniu.

Wśród wielu rodzajów audytu, audyt wewnętrzny jest ważny dlatego, że jest przeprowadzany najczęściej i wiąże się ze stosunkowo najmniejszymi kosztami. Można go bowiem wykonać siłami własnych pracowników w dowolnym okresie roku. Audyt wewnętrzny stanowi ponadto znakomitą okazję do lepszego poznania audytowanego procesu, systemu i organizacji jako całości.

Procedura przeprowadzania audytu wewnętrznego przebiega w sposób opisany poniżej.

Stworzenie programu audytów
Wewnętrzne audyty przeprowadza się zgodnie z programem audytów. W przypadkach uzasadnionych szczególną potrzebą (np. nasilenie się niezgodności w danym obszarze) istnieje możliwość przeprowadzania audytów poza programem; zazwyczaj inicjuje je odpowiedni pełnomocnik np. kierownik działu. Częstość przeprowadzania audytów musi uwzględniać skalę problemów występujących w danym obszarze. W obszarach o szczególnym znaczeniu strategicznym oraz finansowym audyty powinny być realizowane częściej niż w innych działach.

Gdy w twoim dziale audyt dotąd nie był przeprowadzony, załóż program audytów w sposób bezpieczny – raz na rok. Jeśli okaże się, że jest potrzebny częściej (wniosek z przeprowadzonego audytu), wprowadzisz odpowiednie poprawki. Ważne jest, żeby już na samym początku były jakieś konkrety. To sprawia bardzo dobrze wrażenie na kierownictwu – że podchodzisz do sprawy w sposób przemyślany i długoterminowy.

Wyznaczenie zespołu audytorów
Każda organizacja sama określa jakie kryteria dotyczące wykształcenia, szkoleń i doświadczenia zawodowego, w tym związanego z zarządzaniem jakością, są niezbędne do uznania pracownika za audytora wewnętrznego.

Często audyt wewnętrzny przeprowadza jeden audytor. W przypadku szerszego zakresu lub większej złożoności prac może to być zespół dwu- lub kilkuosobowy. W takim przypadku należy wyznaczyć audytora wiodącego, który będzie odpowiadał za całokształt działań audytowych. Z doświadczeń wynika, że kandydaci na audytorów wewnętrznych to najczęściej kierownicy jednostek organizacyjnych przyuczeni do pełnienia funkcji audytora. Stosuje się również rozwiązanie polegające na przeprowadzaniu audytów wewnętrznych przez wynajętych audytorów zewnętrznych. Ma to swoje zalety i wady. Audytorzy zewnętrzni są bardziej doświadczeni i mają wyższe kwalifikacje w zakresie technik prowadzenia audytu niż kandydaci wybrani spośród pracowników organizacji. Źródłem dodatkowych korzyści może być w takim przypadku tzw. świeże spojrzenie osoby z zewnątrz na realizowane procesy. Wadą tego rozwiązania jest to, że audytorzy zewnętrzni, spędzając w firmie najwyżej kilka dni, nie poznają w pełni specyfiki organizacji i nie identyfikują wszystkich istniejących i potencjalnych problemów.

Przygotowanie audytu

Dobre zaplanowanie i przygotowanie audytu jest podstawą jego powodzenia. Za przygotowanie audytu odpowiada audytor wiodący. Celem planowania audytu jest:

  • dla audytora – uświadomienie celu, zakresu niezbędnych badań oraz pozo-stawienie niezbędnego czasu na działania wstępne (przygotowawcze);
  • dla audytowanego – uświadomienie celu i zakresu niezbędnych badań oraz harmonogramu audytu oraz pozostawienie niezbędnego czasu na uporządkowanie (przygotowanie się) dowodów i zapisów.

Datę audytu należy uzgodnić z kierownikiem audytowanej jednostki co najmniej na kilka dni przed planowanym terminem (audytor nie może działać z zaskoczenia).

Dokumenty robocze obejmują: listy kontrolne oraz formularze do odnotowywania obserwacji. Lista pytań kontrolnych zawiera zestaw pytań zadawanych podczas audytu. Powinna ona odzwierciedlać cel i zakres danego audytu oraz specyfikę tego, co ma być sprawdzone. Dlatego nie powinna to być lista standardowa – zawsze taka sama dla danego obszaru. Sporządzenie listy kontrolnej wymaga dobrego zapoznania się z audytowanym obszarem, jej wykorzystanie zaś usprawnia przebieg audytu i daje pewność, że w czasie audytu żadna istotna kwestia nie zostanie pominięta.

Prowadzenie audytu

Przeprowadzenie audytu jest poprzedzone spotkaniem otwierającym, którego celem jest przedstawienie całego zespołu audytorskiego, celu i zakresu audytu, jego organizacji itp.

Samo przeprowadzenie audytu obejmuje:

  • analizę dokumentacji dotyczącej obszaru poddawanego audytowi pod kątem jej zgodności z przyjętymi kryteriami audytu,
  • badania na stanowiskach pracy polegające na poznaniu stanu faktycznego – zazwyczaj poprzez przeprowadzenie odpowiedniego wywiadu, obserwacji i badanie wyrobów.

Szczególną umiejętnością audytora powinno być prowadzenie wywiadu – rozmowy, której celem jest ustalenie, czy wymagania:

  • zostały ustalone i zapisane,
  • są znane wszystkim zainteresowanym,
  • są stosowane w praktyce.

Audytor powinien pamiętać, że:

  • w czasie wywiadu powinien zachowywać do pewnego stopnia postawę nieformalną; ułatwia to porozumienie, bowiem właściwy kontakt z osobą badaną to podstawa uzyskania od niego wiarygodnych informacji,
  • należy pozwolić badanemu mówić, zadając jedynie pytania, słuchając i notując; trzeba jednak cały czas kontrolować kierunek i przedmiot rozmowy,
  • szczególnych umiejętności wymaga zadawanie pytań – pytania muszą być poprawnie sformułowane pod względem językowym, zrozumiałe dla osoby audytowanej oraz muszą zmierzać w kierunku istoty problemu (dlatego właśnie bardzo pomocna jest lista pytań kontrolnych, umożliwiająca wcześniejsze przemyślenie i precyzyjne, jasne sformułowanie).

Audytor musi znać podstawowe zasady komunikowania się, a w szczególności zdawać sobie sprawę z tego, że:

  • o komunikacji w ścisłym tego słowa znaczeniu można mówić dopiero wtedy, kiedy odbiorca ma sposobność wypowiedzieć się na temat wiadomości nadawcy (sprzężenie zwrotne),
  • w przypadku komunikacji należy mieć na uwadze podstawowe jej prawo: „nie jest ważne, co powie A (nadawca), lecz to, co zrozumie B (odbiorca)”,
  • dużo (większość) informacji jest przekazywanych wzrokowo, dlatego należy zwracać uwagę na wygląd, sposób zachowania, ubranie, gesty i mimikę. Przy ocenie drugiej osoby nieświadomie zwraca się uwagę na najbardziej rzucającą się w oczy cechę (zarówno pozytywną, jak i negatywną) i uogólnia ją (efekt halo). Pierwsze wrażenie pozostaje zakodowane w świadomości i ewentualne dalsze zmiany w zachowaniu nie zostają zauważone. Złe pierwsze wrażenie rodzi uprzedzenia, które utrzymują się długo,
  • podczas rozmowy zawsze oddziałują na siebie: płaszczyzna rzeczowa (co jest do przekazania, czyli argumenty, liczby, dane) oraz płaszczyzna emocjonalna (jak przebiega komunikacja, czyli wyobrażenia, sympatie, antypatie, życzenia, emocje). Należy pamiętać, że rozbieżności na płaszczyźnie emocjonalnej oddziałują silnie na płaszczyznę rzeczową.

Audyt powinien być zakończony spotkaniem zamykającym, na którym są przekazywane pierwsze oceny i wrażenia z audytu.

Opracowanie raportu z audytu

Audytor wiodący wspólnie z wszystkimi członkami zespołu opracowuje protokół z audytu. Protokół ten powinien zawierać:

  • datę, zakres i cele audytu,
  • harmonogram audytu, tożsamość audytorów i przedstawicieli audytowanej jednostki,
  • określenie specyfiki organizacji,
  • określenie dokumentów związanych z badaniem,
  • obserwacje dotyczące niezgodności, jak również uwagi pozytywne i potencjały doskonalenia,
  • opinię audytorów nt. stopnia zgodności badanego systemu ze standardem systemu i odpowiednią dokumentacją,
  • rozdzielnik sprawozdania z audytu (liczba kopii powinna być ograniczona do minimum ze względu m.in. na poufność audytu).

Do audytora wiodącego należy ostateczne zakwalifikowanie stwierdzonych niezgodności. Należy starać się:

  • opisywać niezgodności według jednego, stałego szablonu np.:
  • wymaganie – charakter niezgodności – faktyczny dowód,
  • opisywać jasno, w logicznej kolejności,
  • odwoływać się do odpowiedniego kryterium audytu,
  • dbać o kompletność opisu,
  • nie starać się za wszelką cenę o zwięzłość opisu (aczkolwiek jest ona zalecana).

Z chwilą przekazania klientowi audytu protokołu następuje faktyczne zakończenie audytu.

Działania poaudytowe

Jeśli w wyniku badań audytowych zostaną stwierdzone w systemie zarządzania jakością niezgodności, konieczne jest podjęcie odpowiednich działań korygujących. Za wybór sposobu, wdrożenie i nadzorowanie odpowiedzialne jest kierownictwo obszaru audytowanego, w praktyce kierownicy działów, w których wykryto niezgodności.

Ostatnie zapytania:

  • audyt wewnętrzny przykład
  • audyt w pracy
  • Jak przeprowadzić audyt
  • jak przeprowadzić audyt wewnętrzny
  • jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie
  • audyt wewnętrzny w firmie przykład
  • pytania audyt wewnetrzny
  • przygotowanie audytu
  • jak przeprowadzic audyt polek w sklepie lewiatan
  • audyt wewnętrzny w firmie
Więcej w audyt wewnętrzny
Audyt wewnętrzny – standardy dla MSP

Standardy kontroli finansowej i audytu wewnętrznego nie są przepisami prawa, lecz wskazówką ministra finansów, dotyczącą zasad budowania systemów kontroli finansowej w jednostkach budżetowych, którą można powielać w MSP. W zamyśle...

Zamknij