Zarządzanie odpowiedziami na zapytania klientów RFP/RFI

RFI (zapytanie o informację) i RFP (zapytanie ofertowe) są standardowymi narzędziami wspierającymi prowadzenie przetargów. Umiejętność odpowiedzi na RFP lub RFI nie powoduje, że wygrywa się przetarg, jest jednak takim elementem w całości podjętych działań, który sprawia, że wygranie danego przetargu jest ułatwione. .Sposób przygotowania odpowiedzi na RFP/RFI zależy przede wszystkim od specyfiki branży oraz obiektu przetargu. Mnie osobiście najbardziej interesował proces odpowiedzi na zapytania dotyczące zaawansowanych produktów informatycznych lub konsultingowych (głównie z racji moich poprzednich doświadczeń zawodowych – po obydwóch stronach barykady). O tych doświadczeniach oraz różnych aspektach odpowiedzi na zapytania chciałbym opowiedzieć

RFI jest skrótem od Request For Information (polskie tłumaczenie to: Zapytanie o informację). Celem RFI, jest zebranie przez Klienta informacji od potencjalnych dostawców, na interesujące go tematy, w związku z toczącym się procesem wyboru: rozwiązania, produktu lub usługi. Zwykle RFI jest dopiero pierwszym krokiem w procesie przetargowym i udzielając określonych informacji lub przedstawiając dodatkową propozycję, można wpłynąć na dalszy ciąg przetargu. Działaniami indukowanymi odpowiedzią na RFI, może być podjęcie przez Klienta jednej lub kilku z przykładowych akcji opisanych poniżej:

  1. Przygotowanie RFP oraz rozpoczęcie procesu formalnego przetargu (ograniczonego lub nieograniczonego)
  2. Zaproszenie wybranych firm na prezentacje, a następnie na negocjacje
  3. Poproszenie o przedstawienie propozycji umów na wybrane elementy oferty
  4. Doprecyzowanie/konstrukcja budżetu na kolejne lata lub określenie strategii w zakresie zakupów lub technologii.

RFP jest skrótem od Request For Proposal (polskie tłumaczenie to: Zapytanie o ofertę). Celem RFP jest otrzymanie formalnych ofert w związku z toczącym się procesem wyboru: rozwiązania, produktu lub usługi. W zależności od zakresu zapytania może stanowić preludium do formalnych negocjacji lub też zakończyć się zamówieniem. Według mnie sposób przygotowania odpowiedzi na RFP powinien być skoncentrowany na dostarczeniu maksimum informacji oczekiwanej przez pytającego. Kluczowym elementem jest tutaj precyzja. Oczywiście wybór informacji oraz sposób ich przedstawienia zależy od nas. W przypadku, gdy forma i sposób odpowiedzi na RFP są szczegółowo przez pytającego określone, trzeba się bezwzględnie do nich dostosować. Narzucenie formy lub nawet konwencji np. tabeli z pytaniami i odpowiedziami, jest wprowadzane po to, aby umożliwić przeprowadzenie porównania pomiędzy poszczególnymi ofertami. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby dołączyć ofertę w wybranym i stosowanym przez nas szablonie jako załącznik.

Proces przygotowania odpowiedzi na RFP/RFI

Sam proces postępowania, zarówno w przypadku zapytania ofertowego jak również w przypadku zapytania o informacje, jest podobny. W procesie tym zwykle podejmowane następujące kroki:

  1. Analiza dokumentu otrzymanego od pytającego
  2. Podjęcie decyzji o przygotowaniu odpowiedzi. Określenie polityki przygotowania danej odpowiedzi
  3. Zadanie pytań, uzyskanie dodatkowych informacji
  4. Przygotowanie i dostarczenie dokumentu
  5. Analiza wyników
  6. Transfer materiałów do bazy wiedzy; archiwizację dokumentów.

Zarządzanie masowym procesem odpowiedzi na zapytania

W przypadku, kiedy firma odpowiada bardzo często na zapytania ofertowe, zapytania o informacje itp. oraz zwykle czynią do różne osoby, warto pokusić się o zbudowanie narzędzi i procedur wspierających sam proces odpowiedzi jak również kontrolę efektywności i jakości tej odpowiedzi. Przykładem takich działań będzie:

  1. Przygotowanie i bieżąca aktualizacja przez dział marketingu dokumentu z podstawowymi informacjami na temat firmy i jej produktów oraz zdefiniowaniem spójnego „języka firmy”
  2. Baza wiedzy. Baza typowych pytań i odpowiedzi oraz materiałów pomocniczych
  3. Polityka analizy wyników związanych z procesem przetargowym oraz bieżącego kontrolowania prac (można to zrobić wykorzystując na przykład KPI [Key Performance Indicators] – mierników efektywności]).

Analiza wyniku i działania po przetargu

Niezależnie od tego czy wygraliśmy czy też przegraliśmy, warto przeprowadzić analizę tego, co poszło dobrze, co powinniśmy poprawić na przyszłość oraz tego jakie elementy sukcesu i ewentualnej porażki były poza naszą kontrolą. Jednym z istotniejszych działań jest uzyskanie od pytającego informacji zwrotnej na temat naszej oferty i powodów, które nim kierowały przy wyborze/braku wyboru Analiza wyników ułatwi nam podejmowanie działań w przyszłości i zwiększy ich efektywność. W przypadku dużej ilości odpowiedzi na zapytania, które firma przygotowuje, warto sformalizować proces pozyskiwania informacji zwrotnej przez zastosowanie szablonów lub procedur.

Dodatkowo, w wyniku odpowiedzi na zapytania powstaje szereg różnego typu materiałów, często takich, jakimi wcześniej jeszcze nie dysponowaliśmy. Sugeruję aby te dokumenty oraz wnioski z przygotowania oferty zachować w formie bazy wiedzy. Niezależnie od tych działań, bezwzględnie należy zachować wszystkie materiały, które wysłaliśmy do potencjalnego klienta.

Wszystko to posłuży nam w przyszłości do:

  1. Zwiększenia szans na przygotowanie dobrej (tj. wygrywającej) odpowiedzi
  2. Oszczędzania czasu i zasobów firmy w przypadku tematów, w których szansa wygrania jest zbyt mała lub ryzyko zbyt wysokie, przy jednocześnie niewspółmiernie małych, potencjalnych korzyściach biznesowych
  3. Ciągłego pozyskiwania nowych informacji, przekładających się na poprawę produktów i usług oraz lepsze przygotowanie kolejnych odpowiedzi
  4. Zwiększenia liczby pozyskanych, pożądanych przez firmę klientów, przy jednoczesnym zmniejszeniu średnich kosztów związanych z pozyskaniem takiego klienta.

Ostatnie zapytania:

  • rfi co to jest
  • rfi skrót
  • rfi rfp
  • ROZNICA MIĘDZY RFP I RFI
  • rfp skrót
  • rfp po polsku
  • RFP czy RFQ zapytanie
  • rfi znaczenie
  • rfi tryb zapytania o informację
  • definicja rfi
Przeczytaj poprzedni wpis:
Weksel na rynku wierzytelności

Weksle nie są typową wierzytelnością występującą na rynku wierzytelności. Dominują oferty sprzedaży należności z tytułu dostaw towarów i wykonania usług, udokumentowane fakturami VAT. Stanowią one około 90% zawieranych transakcji. Pozostałe...

Zamknij